Някои хора искат да запазят папките си в Outlook перфектно контролирани, като имейлите се категоризират и съхраняват в логична, минимална структура на папките. Повечето от нас не са такива, така че Microsoft е предоставила инструменти за помощ. Един от тези инструменти е малко известен инструмент за почистване на разговорите, който изтрива или премества излишни имейли от разговор. Ето как работи.
Можете да стартирате инструмента за разчистване на разговорите срещу един разговор, папка или папка и всичките му подпапки. Тя търси имейли, които са излишни, което означава, че са включени изцяло в друго съобщение в разговора. След това той изтрива (по подразбиране) или премества тези имейли в друга папка, в зависимост от начина, по който сте го настроили. Това помага да не се запълва пощенската ви кутия с няколко копия на едно и също съобщение.
Първо, трябва да зададете параметрите за почистване на разговорите. Отворете "Файл"> "Опции"> "Поща" и след това превъртете надолу до секцията "Разговор за почистване".
По подразбиране изчистването на разговорите изтрива елементи, но ако искате да преместите излишни елементи в папка, можете да кликнете върху "Преглед" и да изберете папката, до която искате да ги преместите. Това е удобно, ако искате да проверите сами, че съобщенията, които инструментът открие, наистина са излишни. Инструментът за почистване на разговорите е надежден в нашия опит, но понякога не може да замести самите те.
Вероятно можете да оставите другите опции по подразбиране, тъй като те правят много смисъл, но ако вашата ситуация или предпочитания са различни, продължете напред и включете или изключете параметрите, както сметнете за добре. Щом получите настройките по начина, който искате, кликнете върху "OK", за да се върнете към Outlook.
Сега трябва да отворите инструмента. В раздела "Начало" кликнете върху бутона "Почистване". Падащото меню ви дава възможност да почистите разговора, който понастоящем е избран в папката, цялата папка или цялата папка и всички подпапки.
Можете също да влезете в това меню, като кликнете върху Папка> Почистване на папка, ако не ви е необходима опцията "Почистване на разговора".
За сега ще отидем с "Clean Up Folder", но процесът е същият, независимо дали почиствате разговор, папка или папка и нейните подпапки. А за опцията с едно щракване, винаги можете да кликнете с десния бутон на мишката върху папка в навигационния екран и да изберете "Clean Up Folder".
Първият път, когато стартирате този инструмент, се появи предупреждение, което ви дава възможност да промените настройките, да изпълните инструмента или да прекратите операцията.
Ако искате инструментът да се изпълнява, без да виждате това изскачащо прозорче, активирайте опцията "Да не се показва отново това съобщение".
Кликнете върху "Почистване на папка", за да изпълните инструмента (ако сте включили опцията "Не показвайте това съобщение отново", след това от този момент инструментът ще се изпълни веднага след като го изберете). Когато инструментът работи, което може да отнеме известно време, ако го пуснете за първи път в папка с много съобщения, в лентата в долната част на Outlook се показва съобщение за състояние.
Можете да продължите да използвате Outlook, докато се изпълнява. Щом известието за статус изчезне, инструментът завърши. Тя няма да ви каже, че е завършена - инструментът е проектиран да работи на заден план, за да ви помогне, а не да ви бомбардира със съобщения - но ще ви каже, ако не може да намери съобщения за почистване.
Това е всичко за него. Когато включихме този инструмент на примерна папка, съдържаща 2487 имейла, той намери 502 писма, които биха могли да бъдат изтрити. Повече от една пета от имейлите в папката са излишни, така че това е инструмент за отваряне на очи и инструмент, който си заслужава да използвате, ако нямате достатъчно пространство или сте уморени да претърсвате разговорите.
