Ако сте в колективен екип от работници или просто се занимавате с ревизии на собствената си работа, важно е да можете да проследявате нарастващите промени. В Microsoft Word, способността за сравняване на всяка разлика в два почти идентични документа е вградена в инструмента за сравнение. Ето как да го използвате.
Първо, отворете Word и всеки документ. (Може да бъде една от онези, които сравнявате, друг документ изцяло или просто празен проект.) Щракнете върху раздела "Преглед" в горната част на екрана, за да отворите менюто на панделката, след което кликнете върху бутона "Сравняване" тя ще бъде близо до дясната страна на менюто.
Кликнете отново върху "Сравняване", ако се отвори друго меню. След това в новия прозорец изберете двата документа: "Оригинал" (или по-ранен) документ и "Преработен" (или по-късен) документ. Ако не виждате нито от падащото меню, кликнете върху иконата на папката отдясно, за да прегледате документа, като използвате браузъра си за файлове.
Под "Етикети с промени" можете да зададете бележка, която да ви помогне да следите коя разлика принадлежи на кой документ. Тук ще маркирам моя "по-късно", тъй като това е последната редакция на ръкописа. Можете да добавите маркер само към преработения документ, но можете да превключвате между тях с иконата с двойна стрелка.
Кликнете върху бутона "Още", за да видите разширената опция. Повечето от тях са самообясняващи се и всички опции са активирани по подразбиране. Обърнете внимание на опцията "Показване на промените в", която показва отделни промени по един знак наведнъж (много бавен) или една дума наведнъж.
Кликнете върху "OK". Word ще отвори сложен набор от панели в един документ. Отляво надясно имате подробен списък с промените, пълен изглед на документа "Ревизиран" с червени знаци в лявото поле, посочващи промените, и двоен панел, показващ оригиналните и преработените документи подредени. Превъртането с колелцето на мишката ще превърта и трите първични панела наведнъж, но можете да използвате лентите за превъртане отдясно на всеки от тях, за да превъртите отделните панели във всеки от тях.
Панелът "Ревизии" е най-полезният тук. Показва всяка промяна, какво е премахнато и какво е било добавено, от горната част на документа до дъното. Това е фантастичен начин да видите разликите в текста и форматирането с един поглед. Ако кликнете върху някое от вписванията в екрана Revisions, незабавно ще преминете другите полета към съответната позиция. Neat!
След като използвате раздела "Ревизии", за да намерите конкретната версия, можете да кликнете с десния бутон на мишката върху съответния текст в централния екран. Кликнете върху "Приемане" или "Отхвърляне" (последвано от съответното действие), за да запазите или да върнете промяната съответно.
Можете да запазите този сравняван документ като отделен файл, който няма да засегне нито един от документите, които гледате понастоящем. Трябва само да кликнете върху Файл> Запазване като и да го запазите като всеки друг документ на Word.
Обърнете внимание, че функцията за сравнение не е налице, ако който и да е документ има защита с парола или промените в него са защитени в Word. Можете да промените тази настройка в отделните документи, като кликнете върху Преглед> Проследяване на промените.
