Microsoft Word и Outlook отдавна са имали възможността да преглеждат статистиките за "четливост" за това, което пишете, за да знаете колко просто или сложно пишете. Това може да помогне да се гарантира, че вашето писане е достатъчно разбираемо за вашата аудитория.
В по-старите версии на Word функцията е само с едно кликване на разстояние от лентата ви на състоянието. Във версиите, започващи от 2013 г., първо трябва да активирате функцията и след това да я осъществите, като стартирате магията и проверката на граматиката.
Проверката на правописа и граматиката в Word и Outlook се случва в панела за проверка и предлага доста солиден начин за проверка на документите. Има някои по-добри добавки за проверка на граматиката за Office там, но дори и да имате такива, ще трябва да активирате вградената граматична проверка, за да можете да използвате статистическите данни за четливостта. Независимо дали ви струва това, зависи от вас. И ако нямате нищо против да имате активна проверка на граматиката, но просто предпочитате да не бъдете разсеяни от изкривените подчертавания, докато работите, винаги можете да изключите проверката на правописа и граматиката, докато пишете.
За да получите достъп до статистически данни за четливост в Word, първо трябва да включите функцията. В Word кликнете върху раздела Файл и след това върху Опции. В прозореца "Опции" изберете раздела Проверка. Активирайте квадратчетата за отметка "Проверка на граматиката с правопис" и "Показване на статистическите данни за четливостта". Кликнете върху OK, когато сте готови.
Процесът е подобен в Outlook. Кликнете върху раздела Файл и след това върху Опции. В прозореца "Опции" изберете раздела "Поща" и след това кликнете върху бутона "Правопис и авторизация".
В прозореца Опции на редактора изберете раздела Проверка. Активирайте квадратчетата за отметка "Проверка на граматиката с правопис" и "Показване на статистическите данни за четливостта" и кликнете върху OK.
Имайте предвид, че както в Word, така и в Outlook, можете да отмените опциите за проверка на правописни и граматични грешки, докато пишете, ако откриете, че отвличате вниманието.
След като сте активирали четенето на статистически данни, проверката на резултата за четливост на документ или избор на текст е проста. Всичко, което трябва да направите, е да проверите магията и граматиката. Можете да изберете конкретен текст, който да проверите, или да сте сигурни, че нищо не е избрано, за да проверите целия документ. Започнете проверката на правописа и граматиката, като натиснете F7 или като кликнете върху бутона Проверка в лентата на състоянието в долната част на прозореца.
Проверявайте магията и граматиката и когато приключите, ще се появи прозорецът Readability Statistics.
Прозорецът ви показва някои основни статистически данни, като броя на думите и знаците, заедно с някои средни стойности като изречения на параграф. В секцията Readability ще видите два резултата: Flesch Reading Ease и Flesch-Kincaid Level Level. И двата резултата се основават на формули, които отчитат средната продължителност на изречението (ASL) и средните срички на дума (ASW).
И ако искате да знаете математиката зад нещата, формулата, използвана за определяне на оценката Flesch Reading Ease е:
206,835 - (1,015 х ASL) - (84,6 х ASW)
Формулата, използвана при определянето на оценката за Flesch-Kincaid Level Level е:
(.39 х ASL) + (11.8 х ASW) - 15.59
И това е! Това е проста функция за активиране и използване и, макар че може да не искате да базирате всичко, което пишете на резултатите за четливост, те все още могат да бъдат удобен инструмент, за да сте сигурни, че удряте подходящата аудитория с вашето писане.
