Как да спрем някой да препраща заявка за среща в Outlook

Ако някога сте имали проблем с потенциални присъстващи на срещи, препращащи исканията към други, имаме добри новини. Ако имате най-новата версия на Outlook (2016 или 365) или сте абонат на Office 365, използващ уеб приложението на Outlook, можете да предотвратите пренасочването на заявки за срещи от хора.

Да се ​​срещнеш с подходящите присъстващи може да бъде разочароващо. Трябва да намериш време, когато всички са на разположение. След това трябва да намерите безплатна стая. След това се надявайте, че присъстващите не изпращат искането за среща на някой друг, който няма нужда да присъства, или, още по-лошо, препратете срещата на подчинен, който да присъства. Не можем да принуждаваме хората да бъдат свободни и ние не можем да ви магия в заседателната зала, но ако използвате Outlook, можем да ви покажем как да предотвратите пренасочването на исканията ви за среща. Нека да погледнем.

Актуализация: Един от нашите читатели доказва, че тази техника е достъпна само за Windows версията на Outlook ине версия на MacOS. Благодаря, че посочихте това, Флорис!

Спрете заявката да бъде препратена в Outlook или Outlook Web App

Прекратяването на изпращането на искане за среща е толкова просто, колкото преобръщане на една настройка, преди да изпратите заявката.

В пълния клиент на Outlook, с отворена заявка за среща, преминете към раздела "Среща". Кликнете върху бутона "Опция за отговор" и след това кликнете върху падащото меню "Разрешаване на препращане", за да го изключите (включено по подразбиране).

В приложението Outlook Web App се уверете, че имате отворена заявка за среща и че е добавен поне един участник. Кликнете върху знака "Участници" и след това кликнете върху превключвателя "Разрешаване на препращането", за да го изключите за тази среща.

За съжаление, няма начин опцията "Позволително препращане" да бъде изключена по подразбиране. Трябва да го изключите всеки път, когато създадете нова заявка.

И така, какво се случва, ако някой се опита да ми даде моята среща?

Три неща могат да се случат, когато някой се опита да препрати съобщение, на което сте изключили опцията "Позволително препращане":

• Ако вашият участник използва същата версия на Outlook като вас (и ако работят за една и съща компания, много е вероятно), тогава няма да им бъде дадена възможност да препратят искането за среща.
• Ако те са на по-стара версия на Outlook, те ще могат да препратят искането за среща, но Microsoft Exchange ще блокира доставката и ще изпрати на участниците си съобщение, което не може да бъде доставено.
• Ако използват имейл система, която не е на Microsoft, като Gmail, те ще могат да изпращат искането за среща без никакви ограничения. Това е така, защото системите на трети страни не са задължени да спазват флага на Microsoft "не препращай". В бъдеще е възможно те да започнат да го уважават (това често е "да си драскаш гърба и аз ще почеса твоя" ситуация, където някой като Google иска от Outlook да уважава флаг, специфичен за Gmail, така че се прави сделка ), но също така е напълно възможно никоя система, различна от Outlook, да не зачита флага.

Все пак, докато организирате срещи с хора във вашата организация, това трябва да работи добре.