Функцията за проверка на правописа на Excel не разполага с всички камбани и свирки, които прави Word, но осигурява функция за проверка на правописа. Можете да проверите правописа на думи в клетките на работен лист и да добавите думи към речника.
За съжаление, Excel не проверява вашия правопис, докато пишете (като ги подчертавате в червено), както прави Word. Съобщавате само, че една дума е написана погрешно, когато пуснете проверката на правописа.
За да проверите правописа на работен лист, кликнете върху раздела в долната част на екрана за работния лист, на който искате да изпълните проверката на правописа.
Когато стартирате проверката на правописа, тя започва от която и да е клетка, така че ако искате да започнете проверка на правописа в началото на работния лист, поставете курсора върху клетката "A1" преди да започнете.
Когато сте готови да започнете проверката на правописа, кликнете върху раздела "Преглед".
Кликнете върху "Правопис" в секцията "Проверка". Можете също така да натиснете "F7" с всеки раздел на активната лента, за да започнете проверката на правописа.
Клетката, съдържаща първата дума, която не е намерена в речника, се маркира и се показва диалоговият прозорец "Spelling". Въпросната дума се показва в полето за редактиране "Не в речника". Можете да изберете "Ignore Once" или "Ignore All" на грешно изписаната дума, ако думата всъщност е правилна за вашите цели. Ако това е така, можете да изберете "Добавяне към речник", ако думата е такава, която използвате често.
Ако всъщност сте имали грешка в думата, можете да изберете правилно написаната дума от списъка с "Предложения" или да въведете правилния правопис в полето за редактиране "Не в речника" (ако не е в списъка "Предложения"), , След това кликнете върху "Промяна". За да промените всички възникнали грешки при същата промяна, кликнете върху "Промяна на всички".
Ако съмнителната дума е такава, която често сте склонни да използвате, можете бързо да настроите запис за автоматична корекция, така че тя да бъде автоматично коригирана следващия път, когато направите грешката. За да направите това, въведете правилната дума в полето за редактиране "Не в речника" или я изберете от списъка "Предложения" и кликнете върху "Автокоригиране" в диалоговия прозорец "Правопис". В допълнение към коригирането на думата във вашия работен лист автоматично се създава запис за автоматично коригиране. Следващия път, когато въведете неправилната дума по същия начин, тя автоматично ще бъде заменена с избраната от Вас заместваща дума. Ние говорим за записи за автоматична корекция и как да ги създадем в нашата статия за присвояване на клавишни комбинации на символи в Excel.
Когато проверката на правописа завърши, се показва диалогов прозорец, който ви казва това. Кликнете върху "OK", за да го затворите.
Обърнете внимание, че думата "Refridgerator" в работния лист "Фактура" не е намерена в проверката на правописа на този работен лист. Това е така, защото е резултат от формула в тази клетка, която грабна думата от клетка в работен лист "Продуктова база данни" на базата на "Код на елемента", вписан в работен лист "Фактура". За да коригирате "Refridgerator", трябва да извършим проверка на правописа на работния лист "Product Database", който ще направим в следващия раздел.
Не забравяйте, когато казахме, че трябва да изберете първата клетка на работен лист ("A1"), преди да започнете проверката на правописа? Ако сте забравили и сте започнали проверката на правописа от всяка друга клетка от "A1", в този момент ще бъдете попитани дали искате да продължите да проверявате правописа в началото на работния лист, преди проверката на правописа да завърши. Кликнете върху "Да", за да проверите останалата част от работния лист, който все още не е проверен, след което ще видите диалоговия прозорец "Пълна проверка на правописа", показан по-горе.
По подразбиране програмата Excel проверява текущия ви работен лист. Но какво става, ако в работната ви книга има много работни листове и искате да ги проверите всички? Няма проблем. Можете лесно да направите това наведнъж.
В нашия пример има две работни таблици в нашата работна книга "Фактура" и "База данни на продуктите". В предишната секция проверихме само работния лист "Фактура". Сега ще изберем и двата работни листа в нашата работна книга, за да се проверят и двете, без да се налага да се правят поотделно.
За да проверите правописа на всички работни листове в работна книга, щракнете с десния бутон на мишката върху раздела за текущия работен лист в долната част на прозореца на Excel и изберете "Select All Sheets" от изскачащото меню.
Забележете в горното изображение, че разделът за текущия избран работен лист се показва в бял цвят и неактивният раздел се показва в сиво. Когато се избират всички раздели на работния лист, всички те се показват с бял фон, както е показано по-долу.
Сега, когато започнете проверката на правописа, тя ще провери всички работни листове в работната книга. В нашия случай, когато проверката на правописа стигне до втория работен лист или в работния лист "Продуктова база данни", той открива правописна грешка. За да коригирате грешката, изберете правилната дума в полето "Предложения" и кликнете върху "Промяна". Както споменахме по-рано в тази статия, ако смятаме, че погрешно изписваме същата дума по същия начин и в други клетки в нашата работна книга, можем да кликнете върху "Промяна на всички", за да ги коригирате едновременно със същата коригирана дума.
Не забравяйте, че можете да въведете правилната дума в полето за редактиране "Не в речника" и да кликнете върху "Промяна", за да коригирате грешката.
Когато проверката на правописа завърши и се покаже диалоговият прозорец "Пълна проверка на правописа", може да забележите, че последната коригирана грешка не изглежда да е била коригирана в клетката в работния лист.
Не се притеснявайте. Когато кликнете върху "OK", за да затворите диалоговия прозорец, коригираната дума се показва в клетката.
Можете да използвате персонализирани речници, за да добавяте често използвани думи към речника, които още не са в речника по подразбиране, както и да изтривате думите, които сте добавили, като използвате бутона "Добавяне към речник" в диалоговия прозорец "Правопис". Можете дори да създадете допълнителни персонализирани речници. Проверката на правописа може да се ограничи само до използването на основния речник, дори ако има налични потребителски речници.
