Ако използвате електронни таблици в Excel, за да събирате данни от други хора, но открийте, че те често запълват внимателно планираните клетки с грешен вид информация, валидирането на данните може да помогне.
Този инструмент ви позволява да ограничите определени клетки да позволяват само правилно форматирани данни. Ако някой влезе в нещо, което не е трябвало да бъде там - като "обяд на летището" вместо "15,68 долара" в отчет за разходите - Excel отхвърля входа, докато не го направи. Помислете за това като пасивно-агресивен начин да се уверите, че хората не губят времето си.
Като пример, тук е основният работен лист с отчети за разходите за "Как да". Да приемем, че искаме да се уверим, че хората въвеждат само определени цифри, които са форматирани като валута (т.е. някои цифри, следвани от десетична запетая, следвани от още две цифри) в определени клетки.
Първо, изберете всички клетки, които искате да ограничите.
Превключете към раздела "Данни" на лентата, след което кликнете върху бутона "Валидиране на данните". Ако прозорецът ви не е пълен и не можете да виждате етикетите, това е иконата с две хоризонтални кутии, зелена отметка и червен кръст.
В прозореца "Проверка на данни" в раздела "Настройки" кликнете върху падащото меню "Разрешаване". Тук можете да зададете определен тип вход, за да позволите избраните клетки. За нашия отчет за разходите ще настояваме потребителите да поставят номер с две десетични стойности, така че ще изберем опцията "Десетични". Можете също така да изберете други критерии, като например да се уверите, че клетката съдържа текст, час или дата, текст с определена дължина или дори собствена персонализирана валидация.
Какъвто и да е вид данни, които сте избрали в падащото меню "Разрешаване", ще промените опциите, с които разполагате, в останалата част от раздела "Настройки". Тъй като искаме цифрова стойност, съответстваща на валутата, настройваме падащото меню "Данни" до настройката "между". Тогава конфигурираме минимална стойност от 0.00 и максимална стойност от 10000.00, което е много повече от достатъчно, за да покрие нашите нужди.
За да го тестваме, кликнете върху "OK", за да приложите настройките за потвърждаване и опитайте да поставите неправилна стойност. Например, ако въведете "палачинки" за стойността за закуска вместо цената на храната, ще получите съобщение за грешка.
Въпреки че това ограничава хората да въвеждат само правилния тип данни, той не им дава никаква обратна връзка относно вида на данните, които се изискват. Така че, нека да зададем и това.
Върнете се в прозореца за проверка на данни (Данни> Валидиране на данните в лентата). Имате две опции тук (и можете да ги използвате и двете, ако искате). Можете да използвате раздела "Съобщение за въвеждане", за да имате изскачащ инструмент, който да показва на хората вида на данните, които искате, когато избират клетка, за която е включена валидирането на данни. Можете също така да използвате раздела "Грешка за грешка", за да персонализирате грешката, която виждат, когато въвеждат грешен тип данни.
Нека първо да преминем към раздела "Входящо съобщение". Тук уверете се, че опцията "Показване на входното съобщение при избор на клетка" е включена. След това подайте на инструмента за въвеждане заглавие и текст. Както можете да видите по-долу, просто кликване в една от клетките се появява в съобщение, което позволява на хората да знаят какво се очаква.
В раздела "Грешка в грешката" можете да персонализирате съобщението за грешка, което хората виждат, когато въвеждат грешен тип данни. Уверете се, че опцията "Показване на сигнала за грешка след въвеждане на невалидни данни" е включена. Изберете стил за съобщението ви за грешка от падащото меню "Стил". Можете да отидете със стоп (червения кръг с X), Предупреждение (жълт триъгълник с удивителен знак) или Информация (син кръг с малка буква "i"), в зависимост от това колко силно искате съобщението да се появи.
Въведете заглавие за съобщението си, текста на самата съобщение и натиснете "OK", за да приключите.
Сега, ако някой се опита да въведе неправилни данни, това съобщение за грешка е малко по-полезно (или саркастично, ако предпочитате).
Това е малко допълнителна задача за настройка на валидирането на данните, но може да ви спести много време по-късно, ако използвате електронни таблици за събиране на данни от други хора. Това е дори полезно за предотвратяване на собствените ви грешки. И това е двойно вярно, ако сте настроили формули или някакви задачи за автоматизация, които разчитат на тези данни.
