Microsoft Office съхранява скритите метаданни в документите на Office, включително колко време работите върху тях, името на всеки, който е работил върху документа, когато документът е създаден и дори предишните версии на документа.
Преди да публикувате публично Office документи или да ги изпратите на някого, вероятно ще искате да проверите скритата информация, съдържаща документа, и да премахнете чувствителните данни. Тези метаданни могат да нарушат поверителността ви или да са потенциално неудобни.
В Office 2013 или Office 2010 кликнете върху менюто File (Файл), щракнете върху Info (Инфо) и инструментът Inspect Document (Инспекция на документите) ще бъде отпред и от центъра, информирайки Ви за потенциално чувствителната информация, която документът съдържа. Тази информация е по-очевидна, отколкото в по-старите версии на Office, но все още е лесно да пропуснете, ако не сте наясно, че Office добавя тези чувствителни данни към вашите документи.
В Office 2007 кликнете върху бутона Office orb на лентата, посочете Prepare и щракнете върху Inspect Document.
За да видите скритите метаданни в документа, щракнете върху бутона Проверка за проблеми, щракнете върху Инспектиране на документа и изберете типовете метаданни, за които искате да разгледате документа. Можете да оставите всички избрани опции, за да разгледате документа за всички видове метаданни.
Щракнете върху Inspect и Office ще прегледа документа за метаданни. Кликнете върху бутона Премахни всички до тип метаданни, за да го премахнете.
Имайте предвид, че няма да можете да възстановите повечето от тези метаданни, след като ги изтриете. Поради тази причина, Microsoft препоръчва да се създаде ново копие на документа (използвайте функцията Запазване като), преди да премахнете метаданните и да публикувате документа. След това ще имате копие на документа с метаданните. Разбира се, ако изобщо не искате тези метаданни, можете просто да ги премахнете, без да се притеснявате за запазването на копие.
Офисът съхранява свойствата на документа, включително подробности като автора, тема, заглавие, датата, на която сте създали документа, последната му промяна и колко време сте прекарали работата по документа. Тези свойства ще съдържат и името на всеки шаблон, който сте използвали, докато създавате документа, заглавията на имейлите и друга свързана информация. Това може да се окаже неудобно - например, може да изпратите доклад на TPS до шефа си и да кажете, че сте прекарали цял ден в работата си по него. Но метаданните биха могли да разкрият, че сте работили само за TPS за няколко минути, сте си сътрудничили с други хора и сте използвали шаблон, наречен "Useless TPS Report Template" при създаването му. Още по-лошо е, че има и други последици за поверителността - може да искате да публикувате документ в мрежата без вашето име, свързано с него, но името ви ще се появи по подразбиране в свойствата на документа.
Можете да включите и заглавки, долни колонтитули, воден знак и текст, форматиран като скрит текст, но няма да се появят, ако направите кратък прозорец на документа. Инструментът ви показва дали документът ви съдържа тази информация.
Ако сте си сътрудничили с други хора, докато сте написали документа, той ще съдържа още повече данни. В метаданните ще се показват имената на всеки, който е работил върху документа, както и всички коментари, ревизионни марки, анотации на мастило и предишни версии на документа. Ако публикувате документ, върху който работите, вероятно ще искате да премахнете всички тези данни, а не да ги споделите.
За съжаление, трябва да използвате инструмента Инспектор на документи, за да премахнете чувствителните данни от всеки отделен документ, преди да го публикувате или да го споделите с някого. Няма вграден начин за премахване на тази информация от няколко документа наведнъж, нито има настройка за цялата Office, която да попречи на Office да прилага тези данни в документи.
Въпреки това, можете да имате автоматично премахване на метаданни от Office при всяко запазване на файл. Трябва да приложите тази настройка за всеки документ, който използвате - това е настройка, специфична за даден документ, а не за цялата система.
За да предотвратите съхраняването на метаданни от Office заедно с вашите документи, щракнете върху менюто Файл, щракнете върху Опции и изберете категорията Trust Center. Кликнете върху бутона Настройки на центъра за надеждност и изберете Опции за поверителност. Активирайте опцията "Премахване на лична информация от свойствата на файла при запазване". Ако се появи сиво, кликнете върху бутона Инспектор на документи по-долу, изпълнете Инспектора на документи и премахнете цялата лична информация на документа. След това трябва да можете да кликнете върху квадратчето за отметка.
Не забравяйте, че ще трябва да промените тази опция за всеки документ поотделно.
Тази информация може да бъде полезна и някои от тях са от решаващо значение за сътрудничеството или за корпорациите, за да следи кой е работил по даден документ. Но когато е време да публикувате документа, вероятно ще искате да премахнете тези метаданни.
