Когато работите с електронни таблици в Microsoft Excel и случайно копирате редове или правите композитна електронна таблица на няколко други, ще се натъкнете на дублиращи се редове, които трябва да изтриете. Това може да бъде много безсмислена, повтаряща се, отнемаща време задача, но има няколко трика, които го правят по-опростена.
Днес ще говорим за няколко удобни метода за идентифициране и изтриване на дублирани редове в Excel. Ако вече нямате файлове с дублирани редове, можете да изтеглите нашия удобен ресурс с няколко дублиращи се реда, създадени за този урок. След като изтеглите и отворите ресурса или отворите свой собствен документ, сте готови да продължите.
Ако използвате Microsoft Office Suite, ще имате малко предимство, защото има вградена функция за намиране и изтриване на дубликати.
Започнете, като изберете клетките, които искате да насочите за търсенето. В този случай ще изберете цялата таблица като натиснете "Control" и "A" едновременно (Ctrl + A).
След като успешно сте избрали таблицата, ще трябва да кликнете върху раздела "Данни" в горната част на екрана и след това да изберете функцията "Премахване на дублираните", както е показано по-долу.
Щом кликнете върху него, ще се появи малък диалогов прозорец. Ще забележите, че първият ред автоматично е бил деактивиран. Причината за това е, че полето "Моите данни има заглавки" е отметнато.
В този случай нямаме заглавия, тъй като таблицата започва от "Ред 1.". Ще отменим полето "Моите данни има заглавки". След като направите това, ще забележите, че цялата таблица е била подчертана отново и секцията "Колони" е променена от "дубликати" на "Колони А, Б и В."
След като сте избрали цялата таблица, просто натиснете бутона "OK", за да изтриете всички дубликати. В този случай всички редове с дублираща се информация, с изключение на една, са изтрити и подробностите за изтриването се показват в прозореца с прозорци.
Вторият инструмент, който можете да използвате в Excel за идентифициране и изтриване на дубликати, е "Разширен филтър". Този метод се отнася и за Excel 2003. Нека започнем отново, като отворим електронната таблица на Excel. За да сортирате електронната си таблица, първо трябва да изберете всичко като използвате "Контрол" и "А", както е показано по-горе.
След като изберете таблицата, просто кликнете върху раздела "Данни" и в секцията "Сортиране и филтриране" кликнете върху бутона "Разширени", както е показано по-долу. Ако използвате Excel 2003, кликнете върху падащото меню "Данни", след това върху "Филтри", след това върху "Разширени филтри ..."
Сега ще трябва да изберете квадратчето "Уникални записи само".
Щом кликнете върху "OK", вашият документ трябва да има всички дубликати, с изключение на един отстранен. В този случай бяха оставени два, защото първите дубликати бяха открити в ред 1. Този метод автоматично предполага, че в таблицата има заглавия. Ако искате първият ред да бъде изтрит, в този случай трябва да го изтриете ръчно. Ако в първия ред имаше заглавки, а не дубликати, само едно копие от съществуващите дубликати щеше да остане.
Този метод е чудесен за по-малки електронни таблици, ако искате да идентифицирате цели редове, които са дублирани. В този случай ще използваме функцията "заменете", която е вградена във всички продукти на Microsoft Office. Ще трябва да започнете, като отворите електронната таблица, върху която искате да работите.
След като бъде отворен, трябва да изберете клетка със съдържанието, което искате да намерите, да го замените и копирате. Кликнете върху клетката и натиснете "Control" и "C" (Ctrl + C).
Щом копирате думата, която искате да търсите, ще трябва да натиснете "Control" и "H", за да изведете функцията за замяна. Щом е нагоре, можете да поставите думата, която сте копирали в секцията "Намери какво:", като натиснете "Control" и "V" (Ctrl + V).
След като сте идентифицирали това, което търсите, натиснете бутона "Опции >>". Изберете квадратчето "Съвпадение на цялото съдържание на клетката". Причината за това е, че понякога думата ви може да присъства в други клетки с други думи. Ако не изберете тази опция, можете неволно да изтриете клетките, които трябва да запазите. Уверете се, че всички други настройки съответстват на показаните на изображението по-долу.
Сега ще трябва да въведете стойност в полето "Replace with:". За този пример ще използваме числото "1." След като въведете стойността, натиснете "Замяна на всички".
Ще забележите, че всички стойности, съответстващи на "dulpicate", са променени на 1. Причината, поради която използвахме номер 1, е, че е малка и се откроява. Сега лесно можете да определите кои редове имат дублирано съдържание.
За да запазите едно копие на дубликатите, просто поставете оригиналния текст обратно в първия ред, който е заменен от 1.
След като вече сте идентифицирали всички редове с дублирано съдържание, преминете през документа и задръжте бутона "Контрол" надолу, докато кликнете върху номера на всеки дублиран ред, както е показано по-долу.
След като изберете всички редове, които трябва да бъдат изтрити, кликнете с десния бутон върху един от сивите номера и изберете опцията "Изтриване".Причината, поради която трябва да направите това, вместо да натиснете бутона "изтриване" на компютъра, е, че той ще изтрие редовете, а не само съдържанието.
След като приключите, ще забележите, че всички останали редове са уникални стойности.
