Има два начина за защита на PDF файл: парола на собственик и потребителска парола. Ще обясним целта на всяка от тях и ще ви покажем как да ги приложите към вашите PDF файлове.
Собственикът или паролата за разрешения ви позволяват да прилагате разрешения за PDF файл. Например, ако не искате да разрешите отпечатване на PDF файл или страници, които да бъдат извлечени, можете да изберете това, което искате да разрешите, и да не разрешавате и да прилагате парола на собственика на PDF файла. Паролата на собственика може да се нарече Главна парола. Това ви позволява да промените тези разрешения.
Паролата "Потребител" или "Отваряне" ви позволява да изисквате от потребителя да въведе парола, за да може дори да прегледа PDF файла. Ако не въвеждат правилната парола, PDF файлът няма да се отвори.
Има няколко онлайн услуги за защита на PDF файлове, като PDFProtect, но ако искате да добавите парола към чувствителен документ, вероятно не сте удобни да я качите на услуга, която не познавате. Така че, ние ще се съсредоточим върху най-добрата офлайн опция в това ръководство.
Покрихме как да създадем PDF файл, защитен с парола в Microsoft Word, но само добавя потребителска парола. Няма опция за добавяне на парола на собственик. Направихме някои изследвания и намерихме, че най-добрият вариант за защита на вашите PDF файлове в офлайн режим е безплатният офис пакет LibreOffice. Ще ви покажем как да защитите документа на Microsoft Word или LibreOffice Writer с парола и как да създадете PDF файл, защитен с парола, от документ.
ЗАБЕЛЕЖКА: Използваме Word файл в нашия пример, но можете да направите същото и с документите на LibreOffice Writer (.odt files). Можете също така да отваряте PDF файлове в LibreOffice. Те се отварят в LibreOffice Draw дори ако сте в Writer, Calc или Impress, но процедурата за парола, която ги защитава в Draw, е същата като в другите програми LibreOffice и е описана в "Как да конвертирате документ в Защитена с парола PDF файл ". Бихте преобразували незащитени PDF файлове в защитени с парола.
Преди да започнете, изтеглете LibreOffice и го инсталирайте или можете да изтеглите преносимата версия, ако предпочитате да не инсталирате LibreOffice. Отворете LibreOffice Writer и след това отворете Word файл. Кликнете върху стрелката надолу върху бутона "Запазване" в лентата с инструменти и изберете "Запазване като" от падащото меню.
В диалоговия прозорец Запиши като отидете до мястото, където искате да запишете защитения документ. За нашия пример ще заместим оригиналния документ. Ако искате да запазите защитения документ като нов файл, въведете друго име за файла в полето "Име на файл". За да защитите паролата, поставете отметка в квадратчето "Запазване с парола". След това кликнете върху "Запазване".
Ако замествате оригиналния файл, се показва диалоговият прозорец Потвърди за запазване като. Кликнете върху "Да", за да замените файла.
В диалоговия прозорец Задаване на парола можете да посочите два типа пароли, точно както паролите за потребител и собственик на PDF файлове. За да изискате от потребителя да въведе парола, за да прегледа документа (например потребителска парола), въведете паролата в полето "Въведете паролата за отваряне" и полето "Потвърждаване на паролата" в "Парола за шифроване на файлове". Ако искате да защитите документа от редактиране (например паролата на собственика), кликнете върху "Опции" в средата на диалоговия прозорец и въведете парола в полето "Въведете паролата за разрешаване на редактиране" и в полето "Потвърждаване на паролата" Парола за споделяне на файлове.
ЗАБЕЛЕЖКА: Паролата за споделяне на файлове работи само за документи на LibreOffice Writer, а не за документи на Word. Ако искате да използвате паролата за споделяне на файлове, запазете документа като .odt файл, който е първата опция от падащия списък "Запазване като тип" в диалоговия прозорец Запазване като, показан по-горе.
Въвеждането на парола, позволяващо автоматично редактиране, води до отваряне на документа в режим само за четене. Ако искате да отворите файла в режим само за четене по подразбиране без парола, поставете отметка в квадратчето "Отваряне на файл само за четене" и оставете паролите за паролата под "Парола за споделяне на файлове" празно.
Кликнете върху "OK".
Ако сте приложили отворена парола за документа, следващия път, когато отворите файла, ще бъдете помолени да въведете отворената парола.
Ако вашият файл е документ на LibreOffice Writer (.odt) и му е присвоена парола за споделяне на файлове, документът ще бъде отворен в режим само за четене. За да редактирате документа, кликнете върху бутона "Редактиране на документа" в жълтата лента.
Ще бъдете помолени да въведете паролата за споделяне на файлове, за да модифицирате файла.
Можете също така да конвертирате документ в Word или документ в LibreOffice в защитена с парола PDF файл и да приложите пароли за потребител и собственик към него. За да направите това, отворете документа и след това изберете "Експортирай като PDF" от менюто "Файл".
В диалоговия прозорец "Опции за PDF" кликнете върху раздела "Защита".
Под "Шифроване на файлове" и "Разрешение" първоначално има "Няма зададена отворена парола" (потребителска парола) и "Не е зададена парола за разрешение" (парола на собственика). За да зададете тези пароли, кликнете върху "Задаване на пароли".
В диалоговия прозорец Задаване на пароли в полето Задаване на отворена парола въведете два пъти паролата за потребител, която ще се изисква, за да видите PDF файла. Под "Задаване на парола за разрешение" въведете паролата на собственика, която ще предотврати отпечатването, редактирането или изтеглянето на PDF файла от него. Кликнете върху "OK".
ЗАБЕЛЕЖКА: Не е нужно да използвате двете пароли, но ви препоръчваме да правите за по-голяма сигурност.PDF файл, който съдържа само една от двете прилагани пароли (или един), не е толкова сигурен, колкото и приложената парола. Planet PDF обяснява защо две пароли са по-добри от една при осигуряване на PDF файлове.
Връщате се в диалоговия прозорец Опции за PDF и състоянието на паролата или паролите, които сте задали, се показва под бутона Задаване на пароли. Ако изберете да зададете парола за разрешение (собственик), опциите от дясната страна на диалоговия прозорец стават активни. Ако не искате някой да отпечата документа или да направи каквито и да е промени в документа, изберете "Не е разрешено" под "Отпечатване и промени". Ако просто искате да ограничите типа печат и промените, които могат да бъдат направени, изберете друга опция под Печат и промени. Ако не искате никой да копира съдържание от вашия PDF файл, уверете се, че полето "Активиране на копиране на съдържание" не е отметнато. За целите на достъпността е добре да оставите отметката в квадратчето "Активиране на достъпа до текст за инструменти за достъпност". Кликнете върху "Експортиране".
В диалоговия прозорец "Експортиране" отидете до папката, в която искате да запазите PDF файла, защитен с парола. Въведете име за файла в полето "Име на файла" и кликнете върху "Запазване".
Ако сте задали отворена (потребителска) парола за PDF файла, ще бъдете помолени за тази парола следващия път, когато я отворите.
Ще видите "(SECURED)" отдясно на името на файла в заглавната лента, което означава, че е шифрован PDF файл.
Ако сте приложили парола за разрешение (собственик) в PDF файла и сте избрали да не разрешите печатането, ще забележите, че опцията "Печат" е оцветена, когато кликнете върху раздела "Файл".
Процедурите за добавяне на отворени и разрешени пароли за документ и за конвертиране на документ в PDF файл с парола са същите в LibreOffice Calc, Impress и Draw.
