Microsoft смята, че те са от полза, когато създават известия за нови имейли. Въпреки това, постоянно бараж на уведомленията може също да наруши мисълта ви. Можете да изключите известията напълно, или-още по-добре - можете да настроите Outlook да ви известява само за важни имейли.
Ако трябва да отговаряте на определени хора, като клиенти, шеф или членовете на вашето семейство, можете да използвате Правила в Outlook, за да получавате известия само за определени съобщения. Ето как да настроите правило, което показва само известия по имейл от определен подател.
Най-лесният начин да настроите това правило е да намерите имейл от този човек. За този пример ще задам правило, което да ме уведомява, когато получавам имейл от шефа си, защото имейлите от вашия шеф винаги са важни, нали? Така че щях да кликна с десен бутон върху имейла от главния редактор на How-To Geek Whitson Gordon и да избере "Правила" и след това "Create Rule" от изскачащото меню.
В диалоговия прозорец "Създаване на правило" изберете условията, при които искате да получавате известия за нови имейли. Искам да получа незабавни известия за имейли, които получавам от Whitson, така че да избера първото квадратче за отметка.
Също така избирам квадратчето "Изпратено до" и се уверете, че името ми е избрано от падащия списък, така че ще получавам известия за имейли, изпратени директно от мен на Whitson. Ако не искате да получавате известия за имейли, на които сте в мрежа или за един от няколко получатели, изберете "Само мен" от падащия списък "Изпратено до". Кликнете върху "OK", след като направите избора си.
Показва се диалогов прозорец "Успех" с опция "Изпълнение на това правило сега върху съобщенията, които вече са в текущата папка". Кликнете върху "OK". Искам да разбера какви имейли са в моята пощенска кутия от "Уитсън", така че избирам отметката.
Ще се появи диалоговият прозорец "Нови сигнали за поща", изискващи незабавни действия. Понастоящем има само един имейл от Whitson в моята пощенска кутия, така че това е единственото, посочено в този диалогов прозорец. Все пак, ако имаше повече имейли от Whitson, те всички щяха да бъдат изброени тук. Ако искате да видите имейл директно от този диалогов прозорец, изберете имейл адреса, който искате да видите, и кликнете върху "Отваряне на елемента". Кликнете върху "Затваряне", за да затворите диалоговия прозорец.
Диалоговият прозорец "Нови сигнали за поща" остава отворен, докато кликнете върху "Затваряне", дори когато отворите имейл съобщение от диалоговия прозорец и след това затворите съобщението.
Когато създавате правила, можете да изберете от допълнителни, по-конкретни опции, отколкото са налични в главния диалогов прозорец "Създаване на правило". За да направите това, отворете диалоговия прозорец "Създаване на правило", както е описано по-горе в тази статия. След това кликнете върху "Разширени опции".
Първият екран в диалоговия прозорец "Правила" ще покаже списък с подробни условия за проверка. Поставете отметки в квадратчетата за условията, които искате да проверите за уведомления по имейл. Искам да получавам известия, когато получавам имейли от Whitson, изпратени само до мен, затова избирам тези условия.
Синият подчертан текст са връзките, които кликвате, за да определите стойността или стойностите, които искате да бъдат проверени в това състояние. Щом изберете това условие, кликнете върху синята връзка за това условие в полето "Стъпка 2", за да редактирате стойностите.
След като изберете условията, които искате да проверите, кликнете върху "Напред".
Сега изберете опции, за да посочите какво трябва да се направи със съобщение, което получавате, което съответства на избраните условия. Можете да правите неща като преместване на съобщението в конкретна папка, препращане към един или повече души, отговор с помощта на шаблон или маркиране като четене. Искам да получа предупреждение за работния плот, когато получа имейл съобщение от Whitson, затова избирам последната опция в списъка "Показване на предупреждение за настолни компютри". След като сте избрали това, което искате да направите със съобщението, кликнете върху "Напред".
Следващият екран предлага опции за задаване на изключения от правилото, например ако не искате да получите известие, ако съобщението е покана за среща или актуализация. Изберете всички изключения, които искате да приложите към правилото си, и кликнете върху "Напред". Не искам никакви изключения, така че просто кликнете върху "Напред", за да пропуснете този екран.
Последният екран ви позволява да зададете име за правилото и да настроите някои опции за правила, включително едно, за да "Включете това правило" незабавно. Ако искате да изпълните правилото веднага върху съобщенията, които вече са в пощенската кутия, изберете "Изпълнете това правило сега върху съобщенията, които вече са в" Вх. Поща ".
Прегледайте описанието на правилата под "Стъпка 3" и кликнете върху "Край", когато сте готови.
Сега, когато получавам имейл от Whitson, се появява предупреждение за работния плот на работния плот на Windows. Имайте предвид, че това е различно от диалоговия прозорец "Нови сигнали за поща" - вместо това това е естествено известие за Windows. Ако предпочитате този стил на известяване, ще трябва да преминете през "Разширени опции" за всяко правило, което създавате ".
Промяната, изтриването или дори временното изключване на правилата ви е лесно. Искам да променя правилото си, за да покаже диалоговия прозорец "Нови сигнали за поща", а не "Аларма за настолни компютри". За да направите това, кликвам върху раздела "Начало".
Кликнете върху бутона "Правила" в секцията "Преместване" и изберете "Управление на правила и сигнали" от падащото меню.
Появява се диалоговият прозорец "Правила и предупреждения". В раздела "Правила за електронна поща" кликнете върху "Промяна на правилото" и изберете "Редактиране на настройките на правилото" от падащото меню.
Както бе обсъдено по-рано, в първия екран на "Правила за помощ" се показва списък на условията, които можете да проверите за входящите имейл съобщения. Селекциите, които направих, когато за първи път зададох дисплея на правилото в горната част на списъка, и описанието с текущите настройки се показва в полето под "Стъпка 2". Не искам да променя условията, затова кликвам върху "Напред". Ако искате да промените условията в правилото си, направете промените си и след това кликнете върху "Напред".
На екрана, в който се изброяват действията, които да приемат входящите имейл съобщения (в зависимост от условията), деактивирам опцията "Показване на предупреждение за настолни компютри", която се показва в горната част на списъка, след което кликнете върху "Напред".
Да приемем, че искате вместо това да се покаже диалоговият прозорец "Ново съобщение за предупреждения за поща". Превъртете надолу до дъното на списъка с действия и изберете "показване на конкретно съобщение в прозореца за предупреждение за нов елемент". За да персонализирате съобщението, което се показва в диалоговия прозорец "Нови сигнали за поща", кликнете върху връзката "конкретно съобщение" в полето под "Стъпка 2".
В диалоговия прозорец "Сигнално съобщение" въведете съобщение, което да се показва в диалоговия прозорец "Нови сигнали за поща" и кликнете върху "OK".
Ако искате да добавите или премахнете каквито и да било изключения, кликнете върху "Напред", за да влезете в списъка с изключения и да извършите промените. За да промените името на правилото или да промените други опции на последния екран на "Правила за помощ", щракнете върху "Напред" отново в екрана за изключения. Не искам да променям нищо друго, затова кликвам върху "Край" в екрана за действия, за да приемете промените си и да затворите "Правила за помощ".
Връщате се в диалоговия прозорец "Правила и предупреждения". Кликнете върху "OK", за да го затворите. За да изпълните правилото веднага, кликнете върху "Изпълни правила сега" в горната част на раздела "Правила за електронна поща".
В диалоговия прозорец "Изпълни правила сега" в полето "Избиране на правила за изпълнение" поставете отметка в квадратчето за правилото, което искате да изпълните и кликнете върху "Изпълни сега".
ЗАБЕЛЕЖКА: След като изпълните правилото, диалоговият прозорец "Изпълни правила сега" не се затваря автоматично. Трябва да кликнете върху "Затваряне", за да го затворите. Диалоговият прозорец "Правила и предупреждения" също не се затваря автоматично, така че кликнете върху "OK", за да го затворите.
Диалоговият прозорец "Нови сигнали за поща" се показва с вашето потребителско съобщение в горната част.
Функцията "Правила" в Outlook предоставя много възможности за автоматично обработване на вашите имейл съобщения. Можете да преместите конкретни съобщения в конкретни папки, да извършвате действия по имейл съобщения с определен текст в реда на темата или дори да изтривате съобщения автоматично въз основа на определени условия. Правилата на Outlook може да изглеждат зашеметяващи в началото, поради наличните опции. Ако обаче знаете как искате да управлявате определени имейл съобщения, не е толкова трудно да създавате и управлявате собствени правила.
