Ако имате ограничено място на дисково пространство или бавна интернет връзка, може да искате да ограничите какви неща изтегляте от Outlook. Ние ви показахме как да контролирате елементите, които изтеглянията на Outlook въз основа на възрастта на елементите, но това не е много гъвкаво. Той също така работи само върху имейли в пощенската ви кутия (и за Outlook 2016 и по-късно делегирайте пощенски кутии), така че ако имате достъп до обществени или споделени папки или имате много събития и задачи в календара, трябва друга опция. Стъпка напред синхронизиране на папките, което ви позволява да филтрирате нещата, които се изтеглят от Outlook в папка по папка.
Забележка: Синхронизирането на папки работи с всички поддържани версии на клиента на Outlook, когато сте свързани с Microsoft Exchange Server, включително Hotmail или Outlook.com. Ако се свържете с друга услуга, като Gmail или личен пощенски сървър, можете да конфигурирате тези опции, но Outlook може да ги игнорира.
Можете да осъществите достъп до опциите за синхронизиране на папка, като щракнете върху Папка> Свойства на папки.
Можете също да кликнете с десния бутон на мишката върху папката в навигационния екран и след това върху командата "Properties".
В прозореца със свойства на папката преминете към раздела "Синхронизация".
Добрата новина е, че в този раздел има само едно нещо: създайте филтъра си. Кликнете върху бутона "Филтър", за да отворите прозореца Филтър и да започнете.
Прозорецът Филтър ви позволява да изберете състоянието (или условията), което съобщението трябва да отговаря на Outlook, за да го изтеглите в тази папка. Всеки имейл, който не отговаря на тези условия, все още съществува на сървъра и можете да получите достъп до тези имейли чрез уеб приложението на Outlook или Outlook онлайн.
Всяка папка може да има различни филтри за синхронизиране, така че ако създадете филтър във входящата си поща, това няма да засегне друга папка. За всяка папка трябва да създадете отделен филтър, така че има смисъл само да го използвате на папки с много елементи.
Точно сега моята пощенска кутия е пълна с имейли, в които съм бил CC'ed на неща, които не са толкова важни, така че ние ще създадем филтър, който само синхронизира поща, изпратени до мен и където аз съм единственият човек на " За да "линия.
За да направите това, добавете име в полето "Изпратено", активирайте квадратчето "Къде съм аз" и след това изберете "единственият човек от линията" Към "от падащото меню надясно.
Кликнете върху бутона "OK" и ще се появи предупредително съобщение.
Това съобщение означава, че всички имейли, съответстващи на вашия филтър, ще бъдат изтеглени в папката, а имейлите, които не съвпадат с вашия филтър, ще бъдат премахнати от локалната папка. Имейлите, които не съвпадат, няма да бъдат изтрити - те пак ще бъдат налице в уеб приложението на Outlook и ако промените или премахнете филтъра, Outlook може да ги изтеглите отново.
Кликнете върху "OK" в съобщението и след това върху "OK" в прозореца с свойства. Рестартирайте Outlook и филтърът трябва да се приложи незабавно, въпреки че в папки с хиляди имейли може да отнеме известно време, за да се синхронизира отново. След като филтърът ви за електронна поща се синхронизира, можете да компресирате пощенската си кутия, за да увеличите максимално печалбата.
За да премахнете филтъра, върнете се към прозореца Filter и кликнете върху бутона "Clear All". Затворете отворените прозорци и рестартирайте Outlook, за да приложите промените.
Този инструмент за синхронизиране е чудесно за споделени пощенски кутии, където искате да виждате само имейлите, изпратени до вас или вашия екип. Можете също така да го използвате, за да спрете да показвате имейли или събития в календара, които са по-стари от определена възраст, да филтрирате големи прикачени файлове, да спрете синхронизирането на имейли от конкретни адреси и много други. Филтърните критерии са много и разнообразни, така че ако искате да филтрирате определени имейли, трябва да можете да намерите комбинация от филтърни критерии, които ви позволяват да го направите.
