Това е достатъчно често да споделяте календара си в Outlook, а в много компании всички календари на Outlook се виждат по подразбиране за целия офис. Но можете да дадете на някого по-висока степен на видимост и контрол, като делегирате профила си, за да могат да създават и отговарят на срещи и имейли за вас. Нека видим как работи.
За да делегирате пощенската си кутия на някого, кликнете върху Файл> Настройки на акаунта и след това върху командата "Делегиране на достъп".
Това отваря прозореца Делегати, който ще бъде празен при първото отваряне. Кликнете върху бутона "Добавяне", за да настроите делегат.
Това отваря Глобалния списък с адреси (списък на всички хора във вашата компания), така че можете да изберете делегат. (Не можете да делегирате профила си на някой извън вашия имейл домейн, което означава, че ако имейл адресът ви е [email protected], можете само да делегирате пощенската си кутия на някой с имейл адрес, който завършва "@ mycompany.com". ")
Изберете лицето, на което делегирате, и след това кликнете върху "OK", за да отворите Делегираните разрешения.
По подразбиране разрешенията дават на редактора на делегиращите права на вашия календар и списък със задачите, но не им позволяват достъп до вашите Входящи, Контакти или бележки. Можете обаче да промените разрешението по подразбиране за която и да е от тези категории. Опциите са:
Ако просто искате вашият делегат да управлява вашия календар (и задачи, които могат да бъдат присвоени на други хора), тогава разрешенията по подразбиране ще работят добре. "Делегатът получава копия от изпратените до мен съобщения, свързани със срещата" е включен, така че делегатът не се нуждае от достъп до входящата ви поща. Заявките за срещи и отговорите им се изпращат автоматично, когато това е включено.
Делегатът ви няма да вижда срещи или срещи, които сте създали и означили като частни; те просто ще видят, че има частна среща. Ако искате да виждат (и редактират) вашите частни срещи, включете опцията "Delegate can see my private items".
И накрая, обикновено е добра идея да включите опцията "Автоматично изпращане на съобщение, за да делегирате обобщаването на тези разрешения", така че делегатът да знае, че има разрешение за достъп до вашата пощенска кутия.
Кликнете върху OK, за да се върнете в панела Делегати. Трите опции в дъното, които са били оцветени преди добавянето на делегат, вече са налице.
Заявките по подразбиране за изпращане на опции се изпращат на вашите делегати и копие ви се изпраща за референтни работи за повечето хора, но ако желаете, променете една от другите опции.
Щом кликнете върху "OK", вашият делегат е добавен. Сега те могат да добавят вашата пощенска кутия към профила си в Outlook и да имат достъп до каквото и да сте им дали достъп.
