Индексът дава на читателите начин да намерят важни думи лесно в нашия документ, но създаването на индекс на ръка е много досадно и отнема много време. За щастие можете автоматично да създадете таблица с индекси в Word.
Изображение от Ийчай
Общият подход за създаване на таблица с индекси в Word е да маркирате ръчно всяка дума, която искаме да индексираме, но другата алтернатива е да използвате документ за съгласуване, за да индексира автоматично нашия главен документ, което ще разгледаме в днешната статия.
Нека да започнем, като създадем таблица с две колони в нашия файл със съгласие. Напишете думите, които бихте искали да бъдат маркирани за индексиране в лявата колона. Напишете текста, който искате да използвате в индексната таблица на главния документ в дясната колона.
Затворете файла за съгласуване и отворете съответния раздел на основния документ, за да индексирате нашия главен документ.
Кликнете върху бутона "AutoMark" и изберете документа за съгласуваност, когато Word ви подкани да зададете файла AutoMark.
Веднага след като кликнете върху бутона OK, ще видите, че Word създава някои полета за въвеждане на индекси в нашия документ.
Можем да скрием тези полета, като кликнете върху бутона "Показване / скриване на абзаца" в началния раздел.
Отидете до края на главния документ и кликнете върху бутона "Вмъкване на индекс" още веднъж и кликнете върху бутона OK този път, за да създадете индекса.
Това е всичко, което имаме за това как да създадем таблица с индекси с файл със съгласие. Нека да разгледаме по-отблизо как можем да персонализираме стила на индекса.
Word ни позволява да създадем различен тип индекс. Тук имаме индекс с подпозиция, който е особено полезен, когато искаме да групираме набор от тясно свързани понятия в нашия документ.
Трикът за създаване на подпозиция е чрез разделяне на текста в дясната колона на нашата таблица с документите за съгласуване с двоеточие (:). Думата ще третира думите, които идват след дебелото черво като подпозиция в индекса.
Друг полезен тип индекс е кръстосан референтен индекс, който обикновено идва под формата на "Виж също ..."
За съжаление не можем да създаваме кръстосани препратки в нашата таблица с индекси, използвайки съвместим файл, така че трябва да редактираме ръчно индексното поле, като добавим "\ t" след индексираната дума, последвана от кръстосаната дума.
Едно от предизвикателствата с поддържането на индекс в Word е, че Word не ни дава бутон или меню, което можем просто да кликнете, за да изчистите полетата на индексите, ако решим да върнем нашия файл за съвпадение.
Трябва да използваме скрипт за Visual Basic, за да изчистим индексираните полета в нашия документ. Повечето от вас трябва да мислят "Visual Basic Script, аз не съм програмист! Какво е това ?". Не се притеснявайте, че не е толкова лошо, колкото звучи. Просто копирайте и поставете този прост скрипт, написан от страхотните момчета в TechRepublic в редактора на Visual Basic на Word, и го стартирайте, за да почистите индексните полета на главния документ.
Sub DeleteIndexEntries ()
Dim doc Като документ
Запаметяване като поле
Задайте doc = ActiveDocument
За всеки Fld В doc.Fields
fld.Select
Ако fld.Type = wdFieldIndexEntry Тогава
fld.Delete
Край Ако
Следващия
Задайте fld = Нищо
Задайте doc = Нищо
End Sub
Отворете редактора на Visual Basic, като натиснете Alt + F11 и поставете този скрипт в редактора. Изпълнете скрипта, като кликнете върху бутона "стартиране", за да почистите индексните полета на главния документ.
Главният ви документ вече не трябва да има полета с индекси. Вече можем да индексираме основния документ и да пресъздадем таблицата на индексите чрез менюто "Вмъкване на индекс".
Да, индексът определено е полезен за вашия читател, но най-вероятно някои от вас мислят: "Защо индексната таблица изглежда толкова скучна. Мога ли да променя начина, по който изглежда, да го направи по - привлекателен? ". Отговорът е да, индексната таблица не трябва да изглежда ясно.
Можем да коригираме стила на таблицата с индекси, като изберете този от наличния формат, за да регулирате външния вид на таблицата с индекси.
Ето един пример за това как класически индекс формат изглежда.
Можем дори да приложим нашия собствен стил към таблицата с индекси, като изберете "От шаблон" и кликнете върху бутона "Промяна".
Изберете един от наличните стилове на индекси и кликнете върху бутона "Modify", за да направите своя собствен стил.
Можем да коригираме шрифта на таблицата на индексите.
Дава таблицата на индексите някои граници или номериране;
... да даде на таблицата с индекси специфичен облик и усещане.
Това е всичко, което имаме за създаване на таблица с индекси с Microsoft Word. Имате ли още по-добри съвети за конструиране на документи? Споделете своя опит в коментарите.
