Outlook е доста синоним на имейл. Затова, освен всички останали функции, вие искате да сте сигурни, че знаете как да го използвате с електронна поща, колкото е възможно по-ефективно.
Ние използваме някои аспекти на Outlook за известно време, а оцветяващите ветеринарни лекари вече ще знаят всичко това, но новите потребители, като тези, които трябва да знаят как да използват Outlook в офис настройки, може да трябва да знаят как да използват Outlook ежедневно. Това е многофункционално и зряло приложение за електронна поща, което потребителите на Windows трябва да имат в своята кутия с инструменти.
Тъй като има какво да научим, нямаме време да губим, така че нека започнем веднага как да композирате и изпращате съобщения, както и разбивка на всички опции, които можете да промените, за да направите Outlook по-полезен и приятно преживяване ,
Ако искате или трябва да разберете основните положения на Outlook, ние сме написали удобно ръководство за начинаещи. Препоръчваме ви да го прочетете, ако Outlook е изцяло нов за вас.
В противен случай можете да кликнете върху бутона "Нов имейл" от полето "Входящи" на Outlook или да използвате "CTRL + N".
Полученото ново прозоречно съобщение трябва да е доста ясно. Ако някога сте използвали Microsoft Word или подобна програма за редактиране на текст, функциите на Basic Text без съмнение ще ви изглеждат познати.
В този момент бихте определили кой изпращате съобщението си, съставяте съобщението си и кликнете върху бутона "Изпращане". Това е добре и добре, ако просто композирате еднократно съобщение, а след това сте готови с него, но има нещо повече от това.
Когато създавате нов имейл, първото нещо, което вероятно ще направите, е да въведете получателя или получателите си. Можете да направите това само като напишете имейл адреса (ите) или можете да кликнете върху "To ..." ("За да ...") и да изберете имена от адресната ви книга.
Не забравяйте, че ако искате бързо да изберете два или повече адреса едновременно, задръжте CTRL и щракнете върху всяко име, което искате да изберете, а след това изберете опциите си за адресиране: To и Cc (или Bcc). Когато сте избрали всичките си получатели, кликнете върху "OK".
Ако вече нямате адресна книга, имаме ви покрити. Можете да импортирате контактите си в Outlook от услугата Gmail или подобна електронна поща.
Да приемем, че имате повече от един имейл акаунт, асоцииран с Outlook. Как изпращате имейли от другите си профили?
Ще забележите, че на бутона "От" има малка стрелка. Кликнете върху този бутон и ще видите другите си профили в падащ списък, така че да можете да изберете друг имейл адрес.
Друга възможност е да използвате имейл акаунт, който не е свързан с Outlook, например ако използвате компютър на друг човек или използвате компютъра си на работното си място и искате да прехвърлите отговорите към личния си акаунт.
Ако го направите, имайте предвид няколко неща. Първо, какъвто и да е съобщението, което изпращате, ще бъде копирано в папката Изпратени съобщения, така че не изпращайте нищо лично, освен ако не възнамерявате да го изтриете и да изпразните Кошчето. Също така, ако изпратите съобщение от работата си, вероятно ще го съхраняват на пощенския си сървър.
Може би вече сте запознати с понятието за подписи, или дори можете сами да ги използвате. По принцип подписите са специални предварително композирани бита на текста, които можете да добавите към всяко съобщение. Това може да са вашите данни за контакт, важна информация за продукт или събитие, които рекламирате, или просто дълбоко цитат, който наистина харесвате.
В този пример ще добавим подпис, който подробно ще описва бъдещите планове за ваканция. Този подпис ще се прикрепи към всички имейли, произтичащи от нашата работна сметка, но не и за отговорите и изпращането им.
Оттук нататък, докато не премахнете подписа, като използвате тези настройки, вашето предупреждение за ваканцията ще се появи всеки път, когато съставяте ново имейл съобщение.
Подписът е достатъчно лесен, за да разбера, но какво да кажем за стационарен? Докато е точно там, нека продължим и да го обсъждаме. Такива като подписите вероятно сте виждали имейл неподвижен в някаква форма или друга, но основно работи по следния начин: тъй като изпращате електронна поща като HTML, стационарният ви позволява да зададете фон, различни стилове на шрифта и цвят на вашия съобщения.
Вие виждате как работи това. Избрахме темата "Мечки" от списъка, която ни дава представа за това, с което го украсяват плюшени мечета.
Разбира се, ако сте на работа, може да искате да се въздържате от съобщения с плюшени мечета и такива, но ако искате съобщенията ви наистина да се откроят, тогава можете да използвате стационарната функция, за да създадете някои наистина привлекателни резултати.
Отговарянето и препращането на съобщения е проста и вероятно вече сте забелязали инструментите за отговор на лентата.
Виждате отговора, отговаряйте всички (използвайте с повишено внимание) и опциите за препращане, които са доста очевидни, но какви от другите опции?
Ако кликнете върху "Среща", можете да поискате среща, когато отговаряте. проверете всички опции, които получавате, когато правите това.
Ще разгледаме по-подробно срещите в предстоящата статия, където ще обсъдим календарните възможности на Outlook.
Нека отворим отговора и препращаме опциите за бърз поглед. Има няколко начина, по които можете да промените начина, по който оригиналните съобщения изглеждат, когато отговаряте или препращате, или дали е включена като прикачен файл или изобщо не е включена.
Можете също така да зададете как се отварят отговорите и напред и дали вашите коментари са предшествани от вашето име.
Има много други неща, които се случват в опциите за поща, така че преди да ви напуснем днес, искаме да отделяме време да говорим за тях.
Ето някои основни неща като редакторски опции за промяна на начина, по който композирате съобщенията, опциите за правопис и правопис, както и опциите за подпис и стационар, за които вече сме се докоснали.
Много от тези опции се отварят към под-опции. Например, ако кликнете върху "Опции за редактора ...", ще откриете цял куп допълнителни квадратчета (разделени на две категории, Проверка и Разширено), за да преминете.
Като превъртате надолу, има опции за получаване на съобщения, за да изберете как ви се визуализира от Outlook, когато съобщенията пристигат във входящата ви поща.
Както и начина, по който Outlook маркира елементи, които са прочетени, когато използвате панела за четене.
Можете да решите колко често съобщенията се запазват автоматично, къде са запазени и т.н.
Когато изпращате съобщения какво се случва? С опциите "Изпращане на съобщения" изберете подразбиране за важността и нивата на чувствителност, автоматична проверка на имената и доста други малки, но очевидни ощипвания, които можете да направите, за да улесните потребителите си.
Ако проявявате интерес към проследяването на съобщенията, има начини да направите корекции и на това. Например, тук можете да включите протоколи за четене, което ви изпраща известие всеки път, когато някой прочете имейла ви.
И накрая, ще намерим някои опции, за да промените формата на съобщенията си, което вероятно никога няма да използвате.
Другите опции имат някои полезни функции, като показване на опциите за поставяне (възможно е досадно) и дали да се показват следващи и предишни връзки в заглавията на съобщения, когато четете чрез няколко съобщения във входящата си поща (вероятно полезни).
Също така има опции за конфигуриране на начина, по който програмата извършва почистване на разговорите, но ще покрием този и други аспекти на управлението на Outlook поща в предстоящата статия.
Имейл е такава неразделна част от Outlook, не е чудно, че има много начини да го конфигурирате. Излишно е да кажем, че докато се научавате да използвате Outlook, ще откриете, че се връщате към опциите понякога, за да промените някои аспекти на начина на форматиране и поведение на електронната поща.
Ние не сме приключили с проучването на Outlook, все още имаме много да ви покажем, като начините, по които ще се справите с изпращане и получаване на прикачени файлове, календари, задачи и много други. Засега обаче бихме искали да чуем повече от вас, така че, моля, отделете малко време, за да ни изпратите бърза бележка в нашия дискусионен форум.
