Безлихвеният офис ни обещахме, че никога не пристига за много хора. Реалността обаче е, че без хартия е тук днес, ако искате да се възползвате от нея.
Ако все още сте човек, който отпечатва имейли, уеб страници и други документи, можете да спрете сега. Има по-добри начини да следите информацията си и да я достигате по-бързо - в края на краищата не можете да търсите думи на физически парчета хартия.
Делото срещу печата
Печатането е скъпо и неудобно, което изисква често скъпи касети с мастило, принтерна хартия и нови принтери, когато този евтин мастиленоструен принтер неизбежно се повреди. Цялата тази хартия става объркана, която трябва да бъде правилно организирана, или никога няма да можете да намерите това, което търсите. Нямате достъп до него, когато сте далеч от офиса, не можете да търсите в него и имате само едно копие, така че имате проблеми, ако нещо се случи с него.
Печатът беше необходим, когато компютрите бяха тежки тухли, които седяха на бюра. Вече ходим с компютрите в джобовете си, таблетите, които могат да приближат размера на лист хартия и облачните услуги, които могат да архивират и синхронизират всичките ви документи във всичките ви устройства. Можете да търсите документи, които сте запазили чрез думите, които съдържат, така че не е нужно да създавате и овладявате сложна система за подаване.
Как да не отпечатате
Ние, магьосниците, може би сме спрели да отпечатваме много отдавна, но има много хора, които все още печат имейли и уеб страници редовно. Ще се опитаме да предложим някои съвети, които да ви отведат далеч от принтера, както и нов начин за запазване и организиране на информация, която има смисъл.
- Създайте кабинет с цифрови файлове: Първо, ще искате да решите къде ще запазите нещата, вместо да ги отпечатвате. Тя помага да има едно последователно място, където да спасявате всичко. Бихме ви препоръчали някакъв вид услуга "облак", която да се синхронизира на всичките ви устройства, така че да имате достъп до тях на смартфони и таблети, както и на компютъра си. Много хора използват Evernote като техен архив за всичките си бележки и документи, но също така можете да се откажете да ги запазите в услуга за съхранение в облак като Dropbox, Google Drive или Microsoft OneDrive. Ако наистина предпочитате локално хранилище, можете да запазите файловете си в една папка на вашия компютър - но не забравяйте да го архивирате. Това ще бъде по-малко удобно, тъй като ще трябва да копирате ръчно файлове на другите устройства, ако искате да ги прегледате другаде.
- Печат в PDF: Всичко, което може да искате да отпечатате - независимо дали е разписка, документ, имейл или уеб страница - може да бъде отпечатано в PDF файл. Първо, ще трябва да инсталирате PDF принтер на компютъра си с Windows. След това можете да преминете през процеса на печат като нормално, като изберете виртуалния PDF принтер. Ще получите файл, който можете да запазите в нещо като Evernote или Dropbox.
- Печат на имейли: Имейлите могат да бъдат отпечатани в PDF по същия начин. Също така можете да опитате да ги използвате (ако използвате Gmail) или да ги добавите към специална папка или етикет, където можете да ги направите по-късно. Можете да получите достъп до тези имейли по-късно от всяко устройство с имейл клиент - няма нужда от печат.
- Печат на уеб страници: Ако отпечатвате уеб страници, за да ги препратите по-късно, можете да ги отпечатате в PDF формат. Можете също така да ги запазите в тях, за да ги видите по-късно (вашите отметки могат да се синхронизират във всичките ви устройства). Ако искате да прочетете уеб страницата по-късно, използвайте услуга като Pocket или Instapaper, за да създадете списък с неща, които искате да прочетете. Услуги като тези отнемат уеб страница, конвертират я в четена, текстова статия и дори я съхраняват офлайн на мобилни устройства, така че да можете да прочетете уеб страницата по-късно, без да е необходимо да печатате.
- Печатане на карти: Не би трябвало да разпечатвате карти, ако имате смартфон с GPS. Ако използвате Google Карти, можете да влезете в приложението Google Карти и да прегледате списък от търсения, които сте направили на уебсайта на Google Карти на вашия компютър. Можете също така да отпечатате картата на PDF, разбира се.
- Изпращане на факс до документи: Някои калцирани стари фирми все още изискват факсове. Можете да използвате услуга като HelloFax, за да изпращате факсове през мрежата. HelloFax предлага пет безплатни факса месечно - това трябва да е повече от достатъчно за домашните потребители, които от време на време само се нуждаят от факс на бизнес.
- Когато някой настоява за печатни документи: За съжаление, някои организации все още настояват за отпечатани документи. Просто няма да се озовеш около това. Ако няма да вземат PDF по имейл, може да се наложи да отпечатате.
- Какво да правите с вашите стари документи на хартия: По-лесно е да започнете да напредвате без хартия, вместо да решавате методично да конвертирате всичките си стари хартиени документи в цифрови версии - това може да бъде много работа. Въпреки това, можете да сканирате старите документи в PDF файлове със скенер.
Използване на вашите цифрови файлове
Вашето цифрово работно пространство има редица предимства, които хартията не притежава:
- резервно копие: Файловете ви се архивират, ако сте ги съхранили със услуга като Evernote, Dropbox, Google Drive или SkyDrive. Ако къщата ви изгори, няма да загубите вашите важни документи.
- Търсене: Можете лесно да търсите във всичките си електронни документи, за да намерите документите, от които се нуждаете, без да се пресявате през планини хартия. Evernote, Dropbox, Google Диск, SkyDrive, дори Windows - те разполагат с функции за търсене в цял текст.
- Достъп навсякъде: Документите ви могат да бъдат достъпни където и да сте от компютър, смартфон или таблет. Ако сте излезли и трябва да потърсите нещо, можете да го направите от смартфона си, вместо да се прибирате вкъщи и да изкопаете документите си.
- Не: Не е нужно да се притеснявате за съхраняването, организирането, правенето на пространство за и отнемането на документи.
- Няма разходи за печат: Ако не е нужно да купувате скъпо мастило, евтини принтери и купища хартия за принтер, ще спестите пари.
Разбира се, някои документи може да са твърде чувствителни, за да бъдат съхранявани онлайн. В такива ситуации винаги можете да използвате криптиране - да създадете криптиран контейнер и да го съхранявате в услуга като Dropbox, Google Drive или SkyDrive. Хората ще имат нужда от паролата, преди да имат достъп до вашите документи.
Image Credit: Сара Колб-Уилямс на Flickr, cellanr на Flickr, jeremyfoo на Flickr
