Имената на електронната поща продължават да се появяват. Първият Google въведе "Приоритетна вх. Поща" и сега използва разделите за категории. Dropbox купи пощенска кутия, която превръща входящата ви поща в списък със задачи. Outlook.bg на Microsoft има функция за почистване, която автоматично почиства входящата ви поща.
Всичко това са опити да управлявате вашата пощенска кутия за вас. Тези трикове никога не са толкова умни, колкото самите вие, така че можете да направите своя имейл много по-умен, като поемете по-активна роля.
Тук ще използваме Gmail, но принципите трябва да са подобни за всеки имейл клиент.
Първо, ще се отървем от каквато и да е gimmicky входяща пощенска кутия, която Gmail използва днес. Тези пощенски кутии никога не получават категориите и приоритетите напълно правилни. Те ви принуждават да минете през целия си имейл, за да сте сигурни, че няма да пропуснете нищо и да ви насърчаваме да продължите да получавате нежелани електронни писма с нежелана поща, като ги премествате под килима.
За да използвате по-класически входящи в Gmail, кликнете върху иконата на зъбно колело и изберете Настройки. Кликнете върху раздела Входящи, кликнете върху полето Входящи кутии и първо изберете Непрочетени. Всички раздели и опции за приоритет ще изчезнат.
При деактивирани категории и приоритети с табове, всичките ви имейли ще бъдат сортирани в една голяма купчина. Всички тези безполезни имейли за съобщения в социалната мрежа и бюлетини, за които не ви е грижа, ще бъдат във вашите пощенски кутии заедно с вашите актуални важни имейли.
Това е добре - вместо просто да махате имейли, които не искате да виждате под килима, трябва да ги спрете да не пристигат напълно.
Помислете за типа имейли, които не искате да виждате. Обичайните типове безполезни имейли включват известия във Facebook и Google+, промоционални имейли и бюлетини, за които може да сте се регистрирали по невнимание. Всеки път, когато дойде имейл, който не искате да виждате, отворете го и използвайте връзката Отписване - обикновено ще намерите тези в най-долната част на имейла - за да се отпишете от имейла и да го предотвратите да пристигне в бъдеще.
(Обърнете внимание, че не бива да използвате връзката "Деактивиране", ако даден имейл всъщност е спам, тъй като спамерът ще го приеме като знак, че някой чете имейла и изпраща още по-нежелан начин. и кликнете върху Отказване на абонамента, ако това е легитимна организация.)
Разбира се, всъщност прекратяването на абонамента е малко повече работа в началото, но прави вашия имейл много по-лесно да се управляват в дългосрочен план. Всеки път, когато дойде имейл, за който не ви е грижа, използвайте връзката Отписване и незабавно предотвратявайте пристигането на бъдещи имейли.
Съгласно законите на САЩ (по-конкретно, Законът за CAN-SPAM), всъщност е незаконно дружеството да не предоставя връзка за прекратяване на абонамента в своите имейли, за да можете да се откажете от бъдещи имейли. Някои компании обаче не са получили споменаването или не им пука. Вместо да предприемате правни действия, за да свалите списъците си с имейли, можете просто да създадете филтър, който изпраща всички бъдещи имейли от тях в кошчето, където не е нужно да ги виждате.
Когато се занимавате с такъв имейл в Gmail, отворете го, кликнете върху връзката Още и изберете Филтриране на такива съобщения. Настройте филтъра си, за да блокирате имейлите - например, ако никога не ви е грижа за получаването на други имейли от този подател, можете да филтрирате въз основа на техния имейл адрес. Използвайте филтъра си, за да изпратите всички такива имейли в кошчето.
Някои имейли са важни, но може и да не искате да ги виждате така или иначе. Например, онлайн магазините могат да ви изпращат потвърждаваща разписка всеки път, когато купувате нещо от тях. Добре е да получавате такива приходи, само ако имате нужда от тях, но ако често купувате продукти и никога не искате да виждате такива имейли, може да искате да им попречите да достигнат входящата ви поща на първо място.
Това важи за много различни типове имейли - например PayPal ви изпраща имейл "Ние прехвърляме пари на банката си" всеки път, когато изтегляте пари. Може да искате този имейл за вашите записи, но може да не искате да го видите във входящата си поща.
Ако автоматично архивирате такива имейли, докато те идват, можете да поставите този процес върху автопилот. Просто отворете такъв имейл, кликнете върху бутона Още в Gmail и изберете Филтриране на такива съобщения. Настройте филтъра си така, че да обхваща имейлите, които искате да уловите - вероятно въз основа на темата, ако винаги е същото. Кажете на Gmail автоматично да архивира имейлите и да ги маркира като прочетени, така че те няма да ви притеснят.
Освен това, Gmail може автоматично да им прилага етикет, като например "Автоматично архивиран" или по-конкретен етикет. Това ще ви позволи бързо да намерите имейлите в бъдеще, ако действително се нуждаете от тях.
Ако сте следвали този процес, би трябвало да сте в състояние да намалите обема на входящите имейли. Сега ще ви помогнем да сортирате имейлите, които ви интересуват.
Тази част е по избор, но може да помогне, ако получите много електронна поща - особено за различни цели. Например, може да сте комбинирали няколко Gmail акаунта в една пощенска кутия и да получите всичките си лични и работни имейли на едно и също място.
Опитайте да създадете филтри, които автоматично подреждат входящите ви имейли в конкретни етикети. Например, можете да имате имейли от Вашата банка, които автоматично получават етикет "Банка". Можете да имате лични имейли, да получавате "Личен" етикет и работните имейли получавате етикет "Работа". Постъпленията за закупени продукти могат да получат етикет "Приходи". Няма нужда да правите тази част ръчно - просто настроите Gmail, така че автоматично да подреди имейла ви в категории за вас.
Цветово кодиране на всички тези етикети и можете да имате своя имейл клиент автоматично да категоризира имейлите си и да ви покаже накратко откъде са.За цветно кодиране на етикет в Gmail кликнете върху цветното му поле в левия прозорец и изберете нов цвят.
С такава система за етикети можете дори да имате приложението Gmail на Android, а нотификаторите за електронна поща на други платформи ви уведомяват само когато нови съобщения пристигат на важни етикети, за да не се претоварва нотификацията.
Ако има определени имейли, които искате да бъдат откроени - може би имейли от шефа или съпруга ви - можете да настроите филтър, за да звездате автоматично съобщения от този подател, когато пристигнат. Можете да изберете тип "Вх. Поща" от "Вх. Поща" в настройките на входящата ви поща в Gmail, така че такива важни имейли автоматично ще се изправят в горната част на входящата ви поща. Това ще се случи точно в зависимост от начина, по който конфигурирате Gmail - не би трябвало да се борите с приоритетната система на входящата кутия и да се опитате да преподавате на Gmail какво всъщност е важно.
Това не е процесът, който е замислен и забравите. Разбира се, след като се отпишете от имейл или настройте филтър, вашият имейл клиент ще продължи да предприема действия по всички входящи имейли, но винаги ще има нови типове имейли, пристигащи. Ще трябва да предприемете действия, за да отмените абонамента и да ги филтрирате правилно, като предотвратявате повторното неорганизиране на вашата пощенска кутия.
Електронните трикове се опитват да автоматизират този процес - те се опитват автоматично да скриват имейлите, които не искате да виждат, да подчертават важното и да категоризират имейла ви за вас. Но с малко по-предна работа, можете да настроите пощенската си кутия за електронна поща да работи точно както искате, като елиминирате нуждата от всички тези трикове.
