Намаляване на времето за изпращане Изпращане и получаване на имейл

Снимката на H е за дома

Имейлът може да направи комуникацията по-лесна, но може да изтече и времето ви. Научете как да обработвате входящите имейли и да пишете изходящи имейли, за да спестите време.

Според проучване от 2005 г. интервютата на служителите разкриват, че губеното време по електронната поща причинява на предприятие с 10 000 служители да загуби приблизително 152 млн. Долара заплати годишно.

Имейлът има явни недостатъци. Неясните имейли разсейват служителите от важни задачи, свързани с работата, комуникационни канали в облака и често създават допълнителна работа. Избягвайте клопките на имейлите, като следвате предложенията по-долу.

Как входящият имейл може да ви изтрие времето

Снимка от Dvortygirl

Има много видове имейл съобщения, които могат да ви губят времето. Тези, които:

• Може да бъде съкратено от множество съобщения и обединено в изчерпателна
• Не се свързвайте директно с вас
• Свързвайте се с вас, но не и по пряк начин, което ви оставя несигурно за това как или ако трябва да отговорите (и да ядете време)
• Не насочвайте ви да предприемете някакво действие (което е непродуктивно)
• Разсейте и / или насърчете да губите време в интернет
• Не са подходящи за електронната поща и са по-разумни чрез динамичен комуникационен канал, например бизнес среща или формат, който е по-подходящ за съдържанието (като например документ, който е богат на информация)

Как да обработваме входящия имейл ефективно

За да четете и обработвате имейлите ефикасно, трябва да се съсредоточите върху две неща - да разберете посланието на имейла (или липсата му) и да решите какво да предприемете в отговор.

Стъпка 1: Разберете посланието (или липсата на)

Всеки път, когато четете нов имейл, отделете възможно най-малко време, за да разберете:

• Независимо дали говорителят се обръща директно или индиректно към вас
• Независимо дали говорителят ви е казал какво очаквате от вас
• Дали това е направено по ясен начин
• Дали общото съобщение е подходящо за вас
• Независимо дали общото съобщение изглежда подходящо, като се има предвид контекста на връзката ви с изпращача (или липсата на такива, ако се опитват да инициират бизнес взаимоотношения например)

Това ще ви помогне да установите какво е посланието на имейла и как искате да отговорите. Това означава, че ако възнамерявате да отговорите на първо място.

Особено важно е да се отбележи, ако говорителят прави едно или повече неща, които могат да ви примамят да губите ценно време, като например:

• Не е ясно за това какво се опитват да кажат
• Използване на езика по объркващ или евфемичен начин за избягване на конкретното говорене (например "мисля, че трябва да имаме сърце на сърце в някакъв момент" срещу "Можете ли да ми се обадите тази седмица, за да можем да говорим по телефона за нещо важно? ")
• Обличане или излизане от темата
• Включително информация, която не е част от вашите бизнес, неподходяща, обидна или несвързана
• Cc или bcc'ing на съобщения, които не са от значение за вас
• Повтаряне на едно и също съобщение чрез различни имейли или повтаряне на това, което вече е било покрито в предишни съобщения, различни от имейлите
• Писане за нещо, което вече сте обсъждали и разрешили - по забравен или небрежен начин

При тези типове ситуации внимавайте да реагирате по ефективен начин, който свежда до минимум времето, което харчите за комуникацията. Тъй като е лесно да оставите горепосочените двусмислени сценарии за електронна поща, изтичайте времето си.

Стъпка 2: Решете какво да предприемете

След като разберете какво представлява съобщението, разберете кой е най-продуктивният начин да реагирате. Ето някои типични отговори:

• Пренасочване на разговора към по-добра комуникационна среда, като телефонни и конферентни разговори
• Отговаряйки на повтарящ се въпрос, зададен от множество хора - не чрез имейл, а чрез по-богата на информация среда, която може да бъде споделена, като например документ в Google
• Не отговаряйте на съобщения, които не разясняват какво очаква ораторът от вас (дори и да се чувства малко неучтив)
• Обръщайте внимание на неясни съобщения с директни и кратки конкретни въпроси, като например: "Когато искате да завършите доклада?" Или "Как бихте искали да допринеса за този проект?"
• Вдигането на телефона и извикването на лицето по всяко време започва да се случва драматично разстройство или комуникация - извличането му чрез електронна поща ще отнеме повече време и може да засили конфликта

Стъпка 3: Върнете се на Задача

Най-важното е, че след като отговорите на имейл (което може да се състои в това, че не отговаряте и вместо това изтривате съобщението), трябва да се върнете към задачата. Преминете към следващия имейл, който чака във входящата ви поща, или превключете предавки и връщайте се на практика, вместо да отговаряте на исканията на други хора.

Как изпращането на имейл може да ви отнеме времето

Снимка от Адикос

Освен това има много видове имейл съобщения ти изпрати това може да ви губи времето. Тези, които:

• Те са изписани ненужно в няколко послания, всеки от които изисква време и мисъл да се приспособява, вместо една изчерпателна
• Не се отнасяйте директно към получателя, което е загуба на усилия от ваша страна
• Не са достатъчно ясни и извличат дълги разговори по имейл и / или недоразумения или изобщо никакви продуктивни действия (което означава, че ще трябва да отделите повече време, за да започнете разговора отново по-късно)
• Не насочвайте получателя да предприеме някакви действия, което е непродуктивно
• Разсейте и насърчете получателя да губи време в мрежата - което означава, че ви насърчава същото
• Не са подходящи за формата на електронната поща, но по-добре да се комуникират чрез разговор в реално време или чрез инструктивен или богат на информация документ, като например ръководство, статии в блог, страница с често задавани въпроси, фирмен отчет или презентация в PowerPoint

Как да изпратите ефективно имейл

За да пишете имейли, които не губят времето си в дългосрочен план (да не говорим за времето на получателя си), трябва да се съсредоточите върху пет неща: да комуникирате с ясно послание, да поискате от получателя си да предприеме действия, преди да ударите изпращате и да проследявате ефективно.

Стъпка 1: Изчистете съобщението си

Преди дори да изработите имейл, трябва да получите кристално ясно от съобщението. Определяне на:

• Какво искате да комуникирате
• Защо искате да го съобщите
• Какво действие искате получателят ви да предприеме
• Как най-добре ги убеждавате да предприемат такива действия

Ето някои често срещани причини за изпращане на имейл:

• Да напомня на някого за краен срок
• Да дадеш на някого писмени инструкции за дадена задача
• Да поискате бърз въпрос, на който да можете да получите подходящ отговор чрез писане
• За да отговорите на бърз въпрос, на който може да се отговори адекватно чрез писане
• Да преминем по информация, чувствителна към времето
• Предлагане на наличните дати за насрочване на среща
• Да следват след среща и да покажат благодарност

Във всички тези примери, с изключение на последния, искате получателят да предприеме някакви действия (дори ако това просто отговаря на вас).

Понякога действието не изглежда като действие. Може би искате да:

• Преминете покрай върха на вашия колега
• Позволете на приятелите ви да знаят, че сте се приземили безопасно в дестинацията за пътуване
• Дайте кратка актуализация относно начина, по който се справяте към новата си дестинация и как може да бъде постигната през следващите няколко седмици

Във всяка от тези ситуации не казвате на получателя си да предприеме определени действия. Предполага се обаче, че не се очаква да предприемат каквито и да било действия, стига да дадете правилното закриване на имейл адреса или поне като подпишете името си. Те разбират, че комуникацията може лесно да завърши с вашия имейл; че те не трябва да отговарят.

Стъпка 2: Поискайте от получателя си да предприеме стъпки, които могат да бъдат предприети

За да пишете ефективни имейли, които ви спестяват време, трябва да ги направите подлежащи на действие. И трябва да сте сигурни, че вашият получател е наясно какви действия се очаква от тях.

Ако не се стремите към това, но се опитвате да изразите историята на живота си или да обясните защо държите за следващия модел на iPhone, вместо да получите последния, можете да забравите за спестяване на време, много мисъл и време.

Фокусирайте се върху следното, когато правите действия по имейл:

• Задаване на крайни срокове
• Очертаване на плановете за извънредни ситуации
• Предлагане на потенциални опции за следващия ход на действие (например пъти, когато сте на разположение за среща на място, места, на които можете да се срещнете)
• Предоставяне на мнение при поискване
• Правете заявка, която е подходяща за писане и всъщност е по-удобно да използвате друг начин на комуникация
• Предоставяне на набор от указания за задача, която вашият получател се е съгласил да извърши

Бъдете проактивни и уверени, когато очертавате стъпки, които могат да бъдат предприети. Избягвайте да питате въпроси с отворен край, освен ако няма друга опция. Тъй като въпросите с отворен край са противоположни на съдържанието, подлежащо на действие.

Ето няколко примера:

• Вместо да помолите получателя си да ви даде своя график (и губите имейл в процеса) - започнете, като изпратите вашите налични времена за срещи.
• Вместо да попитате получателя си какво мислят за дадено бизнес решение, очертайте потенциалното решение и поискайте конструкция на обратна връзка; по този начин те няма да трябва да измислят нещо по своему и вместо това ще имат нещо, с което да работят

Можете да поддържате действие по електронната поща, като предоставите ясни указания на читателя и запазвате съдържанието подлежащо на действие, а не с отворен край.

Най-важното е, че трябва да сте сигурни, че всяко действие, което очаквате от вашия читател, е ясно съобщено. Не подозирайте, че знаят, че искате да организирате среща тази седмица, само че предлагате вашите налични часове. Не подозирайте, че знаят за каква задача задача вашият набор от инструкции. Изявете я изрично и любезно ги оставяйте да знаят какво искате да правят.

Стъпка 3: Създайте добра структура

Човек, чието послание е ясно определено и сте го направили подлежащи на обжалване, е време да го организирате така, че да предадете тази яснота и вашите искания, подлежащи на обжалване.

параграфи: Общо правило, което трябва да спазвате, е запазването на параграфите под пет изречения. Не е трудно само да се съсредоточите върху дългите абзаци, докато уеб четенето, но несигурните параграфи дават възможност на получателя да се фокусира и може би да пропусне най-важните точки. Това след това води до неочаквани или излишни отговори, което облачно комуникационния канал.

изречения: Използвайте активния глас, когато пишете изречения. Поддържайте изречения кратко и докрай. Избягвайте да излизате от тангентите или ненужно да обяснявате своите разсъждения или чувства за нещата. Вместо това се придържайте към фактите и какви действия поискате от получателя ви.

думи: Опитайте се да не използвате големи думи или жаргон, освен ако не знаете, че вашата аудитория ще ги разбере. Избягвайте вицове и културни препратки, които биха могли да бъдат разбрани погрешно, защото всичко, което може лесно да бъде погрешно интерпретирано, е потенциална пречка за ефективна комуникация.

Избягвайте допълнителни думи и квалифициращи фрази. "Като се има предвид сегашната ситуация, в която се случва това, мисля, че може би е разумно да ..." е квалифицирано твърдение, че не само губи думи и време, но отвлича вниманието от истинското послание. Вместо това просто посочете препоръката си, без да се налага да я квалифицирате.

Друг пример: "Чудех се дали мога да ви попитам ..." Изрежете тази фраза и просто задайте въпроса. Това също така ще увеличи доверието ви, защото не подсъзнателно ще поискате разрешение за проактивна комуникация.

пунктуация: Поддържайте пунктуацията проста.Квалификационните думи и фрази са ефективни само когато се използват за установяване на любезност при започване на комуникация с някого, с когото искате да имате бизнес или лични отношения. В такива случаи не е задължително да сте предстоящи, но използвайте някои учтиви фрази, за да покажете уважение към времето си.

Минимизирайте употребата на запетаи - това естествено ви помага да поддържате кратки изречения. Избягвайте мързеливи текстове, вдъхновени от говорене, с прекомерно използване на точки и точки от последователността. Вместо това, препокрийте изреченията си с подходящи английски и използвайте контракции, когато има смисъл, защото правят четенето по-добре.

Освен това, помислете за прецизиране на списъците с куршуми и използвайте линия от тирета, за да разделите главните секции (които могат да включват един или повече абзаца).

Куршумите и прекъсванията на разделите подобряват четливостта на мрежата, както и ви помагат да организирате посланието си по-ясно.

Стъпка 4: Редактиране преди изпращане

Преди да изпратите имейл, отнеме 1-2 минути, за да го прочетете на глас. Това ще ви помогне да хванете грешки или забележите неприятни части, които обикновено не бихте казали лично. Отстранете тези допълнителни думи и опростете пунктуацията. Премахнете списъците и изрежете вашите абзаци.

Когато можете да отговорите на следните въпроси с "да", тогава сте готови да натиснете "изпрати":

• Съобщението е ясно?
• Дали очакванията са приложими и ясно определени?
• Моят получател ще успее ли успешно да получи моето послание? Успехът означава, че те знаят какъв отговор се очаква от тях.
• Ако ролите са обърнати, ще мога ли успешно да получа това съобщение?

Стъпка 5: Проследявайте ефективно

Освен това, бъдете активни в проследяването на вашите имейли. Ако някой не отговори на пряка заявка, не губете време, чудейки се какво се е случило. Вместо това изпратете учтив, но директен имейл за проследяване, за да се свържете с тях. Прилагайте принципите, изброени по-горе. И не губете твърде много време, опитвайки се да получите отговор; ако получателят не комуникира с вас, знайте кога да продължите или да се обърнете към тях вместо тях.

Използвайте имейл, за да спестите време

Имейлът може да ви спести много време, ако знаете как да го използвате ефективно. И това важи както за изпращане, така и за получаване на съобщения.

Имейлът се използва най-добре, за да се получат съобщителни съобщения, които се предават адекватно чрез писане. Ако се възползвате от предимствата на електронната поща и избягвате многобройните загуби от време, тя служи като мощен инструмент.