Опитвайки се да управлявате бизнес в наши дни, е много важно да имате организационна карта, за да може всичко да се управлява. Тук ще ви покажем как да създадете такъв в Visio 2010.
Тази статия беше написана от нашите приятели преди Офис 2010 на клуба.
Необходимост от организационни диаграми
Необходимостта от създаване на Организационни графики става все по-важна в наши дни, тъй като компаниите започват да се фокусират върху широкото наемане за далечни възможности, увеличаване на производителността и насочване към различни пазари. Като се има предвид тази строга промяна, създаването на организационна схема може да помогне на заинтересованите страни да разберат леко разбирането на все по-нарастващата структура на организацията и йерархията. Тя показва основната структура на организацията, заедно с дефинирането на взаимоотношенията между служителите, работещи в различни отдели.
По желание, Microsoft Visio 2010 предлага лесен начин за създаване на организационна карта. Както и преди, ортодоксалните начини за йерархия на организацията на списъците са използвани за дефиниране на структурата на отделите, заедно с възможната комуникация, включително; хоризонтални и вертикални комуникации. За да трансформирате тези списъци, които дефинират организационната структура, в подробна диаграма, Visio 2010 включва добавка за импортиране на електронна таблица в Excel, която е полезна за извличане на данни от електронна таблица, за да се създаде организационна схема.
Важно е, че не е нужно да се отдадете на лабиринта на дефиниране на организационната йерархия и структурата за изтриване, тъй като просто трябва да посочите заглавията на колоните и редовете заедно с данните, които трябва да импортирате, и автоматично ще създаде диаграма за дефиниране; организационни йерархии с конкретни пълномощия на всеки служител, категоризирани в съответните отдели.
Създаване на организационни диаграми в Visio 2010
За да започнете, създадохме електронна таблица в Excel, която има полета, Име, началник, длъжност, отдел и телефон, Най- име полето съдържа името на всички служители, работещи в различни отдели, докато Ръководител полето съдържа името на супервайзорите или ръководителите на отбора. Това поле е от жизненоважно значение за създаването на Организационна диаграма, тъй като тя определя основната структура и йерархия в графиката.
Сега стартирайте Visio 2010, отидете на раздела Преглед, под менюто на добавките, от опциите за бизнес, кликнете върху Съветник за организационна диаграма.
Това ще стартира Организатора на диалоговия прозорец, който в първата стъпка ще даде възможност Информация, която вече е запазена във файл или база данни опция и щракнете върху Напред.
Тъй като импортираме лист Excel, изберете втората опция за импортиране на електронна таблица в Excel.
Посочете пътя на файла в Excel и кликнете върху Напред, за да продължите.
В тази стъпка трябва да посочите полетата, които всъщност определят структурата на организацията. В нашия случай това са име & Ръководител полета. След като укажете полетата, кликнете върху Напред, за да продължите нататък.
Тъй като организационната схема е преди всичко за показване на йерархията на отделите / служителите, работещи в организацията, заедно с това как те са свързани помежду си и кой контролира кого. Като се има предвид това, в тази стъпка ще оставим областта на надзорниците, защото включването им няма да е необходимо, тъй като Visio автоматично изтрива основната структура, определена в листата на Excel. Добавете останалите полета под Показани полета категория и кликнете върху "Напред".
Сега изберете полетата, които искате да включите във фигурите на организационната диаграма, и щракнете върху Напред.
Тази стъпка е свързана с прекъсването на графиката на няколко страници, ако имате работа с повече от 100 служители, може да искате да посочите номера на страниците, на които ще се показва организационната карта. Но в нашия случай, ние имаме работа с много по-малко количество данни, така че ще позволим Искам съветникът автоматично да наруши организационната ми графика в страниците опция. Посочете името, което трябва да се показва в горната част на страницата. Ако имате по-малко от 20 йерархии, въведете името на най-високо класирания служител в организацията и кликнете Finish (Край), за да прекратите съветника.
Тя незабавно ще създаде организационна карта от определена електронна таблица в Excel. Най-високопоставеният служител ще бъде показан на организационната схема, като ще ръководи различните служители от различни отдели. Както е показано по-долу, непосредствените му подчинени продължават да управляват други служители и така нататък.
За предварителни персонализации преминете към Org Chart tab, тук ще намерите различни групи за настройване на йерархията на графиката на Орган и за управление на позициите на други служители. при Подредете групи, фигури на форми "могат да се променят и дават лесна навигация през диаграмата. Можете също да промените вида на позицията и да скриете подчинените на избрания служител.
от снимка група, можете да вмъкнете снимка на служителите, отделите и т.н. От групата за синхронизиране имате опцията да създадете синхронизирано копие и да разширите подчинените си на избран служител. Под групата "Организационни данни" можете да промените цялото оформление на организационната диаграма Опции за показване включително; дисплей с форма, показване на делител, активиране / деактивиране на импортираните полета, промяна на позицията на блока и попълване на цветовете и т.н.
Ако във всеки един момент трябва да вмъкнете нова позиция или да обявите вакантно място, шаблонът на организационната схема винаги е налице в лявата странична лента. Преместете желаната форма на организационната диаграма в основната диаграма, за да запазите интегритета на структурата, т.е. за вмъкване на подчинени за конкретен служител, плъзнете формата на позицията над съществуващата кутия за форма на служител.
Например, добавихме консултант в организацията, който е пряко под ръководството на главния изпълнителен директор, за поддържането на това, ние сме издърпали Консултант кутия и просто го изпусна над кутията на главния изпълнителен директор, за да направи непосредствена подчинена позиция.
Добавянето на подробности за нова позиция е чинч, просто кликнете с десния бутон на мишката върху новата позиция и кликнете върху Properties ("Свойства").
Това ще отвори диалоговия прозорец Shape Data, започнете да попълвате цялата съответна информация и щракнете върху OK.
Тук можете да видите, че новосъздадената позиция е лесно напълнена с цялата посочена информация. Сега разширяването на организационната карта не изисква повече поддръжка на дълги списъци. В раздела "Дизайн" можете да изпробвате различни дизайни и оформления върху организационната схема, за да изглеждате по-ярко и професионално.
заключение
Организационната схема е чудесен начин за показване на детайлни организационни йерархии; с определени длъжностни характеристики, структура на отделите, нови свободни работни места, наскоро наети служители, наскоро добавени отдели и е важно да се покаже най-удобният начин за взаимодействие между различните отдели и служители и т.н.
