Сливането на пощата на Microsoft Word е отлично средство за производителност. Знаейки как да създавате персонализирани линии и прикачени файлове, които основната функция за обединяване на пощата на Word не поддържа, може да бъде спасителен живот, когато трябва да пишете имейли в насипно състояние.
В днешната статия ще научите как да използвате Word 2010 Merge Wizard на Word, да пишете персонализирани имейли и да настроите различни прикачени файлове за всеки получател на имейли.
Изображение от M! R
Mail Merge на Word ни спестява от досадната задача да въвежда ръчно имейл адреса на всеки получател, като ни позволява да импортираме имейл адреси от контакти на Outlook, Excel или Access източници на данни или файлове с данни на Word.
Контактът на Outlook е най-добрият вариант сред трите, а ако не сте го използвали, сега ще бъде подходящо време да актуализирате адресната книга на Outlook и ние ще ви покажем как да го направите. Можете да пропуснете следващия раздел и да започнете да пишете своето поща, ако вече знаете как да конфигурирате Outlook контакта, в противен случай следващите две секции ще ви дадат някои основни положения как да конфигурирате вашия контакт в Outlook, като импортирате вашия списък с контакти.
Настройването на контакта в Outlook започва с създаването на профил за електронна поща, който съхранява имейл адреса, паролата, информацията за сървъра и връзките към други данни, като имейл съобщения и адреси.
Можете да създадете някои профили, всяка от които е приспособена към конкретен имейл акаунт.
Правилното име на потребителския профил ви позволява да идентифицирате имейл акаунта, който свързвате с вашия профил за електронна поща.
Имате опцията да конфигурирате профила си за електронна поща, като използвате имейл адреса, който сте получили от вашия ISP или вашия собствен имейл акаунт, като изберете третата опция.
Изберете "Интернет имейл", за да използвате доставчик на електронна поща, който предоставя услуга POP - например GMail.
Всеки доставчик на електронна поща има различна POP конфигурация, не забравяйте да прочетете ръководството за потребителя, за да научите настройките им за POP.
Честито! Ако видите този екран, сте настроили успешно вашия профил за електронна поща. Сега сме готови да настроим папката с контакти на Outlook.
Можете да въведете своя списък за разпространение ръчно в Outlook или да импортирате други уеб базирани адресни книги - като адресна книга GMail, Yahoo или Hotmail. Повечето уеб базирани доставчици на електронна поща ни позволяват да експортираме своята адресна книга в източник на данни, съвместим с Outlook. Например Gmail ни дава възможност да експортираме контактите си в CSV файл, съвместим с Outlook.
Функцията за импортиране на Outlook поддържа различни типове файлове: csv, vcard, RSS, iCalendar и много други, което я прави чудесен инструмент за създаване на вашия списък за разпространение на пощата.
Файлът CSV попада под категорията "Друга програма или файл" в Outlook.
ACT файла, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST файлове са някои от програмните файлове, които Outlook поддържа - за нас избрахме типа на файловете разделени с команди (Windows).
Сега намерете CSV файла, който току-що изнасяхме от адресната книга на Gmail.
От всички тези папки контактната папка е най-добрата опция за целта ни за сливане на пощата.
Outlook се нуждае от няколко минути за импортиране на вашия контакт, в зависимост от броя на имейл адресите, които импортирате.
Трябва да можем да използваме тази папка за контакт, след като Outlook завърши импортирането на всичките ви контакти, за обединяването на пощата.
Започнете с празен документ и отворете лентата "Кореспонденции", за да започнете обединяването на пощата.
Помощникът е най-добрият начин за начинаещи да започнат първото си упражнение по поща.
Помощникът ще ни поиска да изберем типа на документа за обединяване на пощата, имейл съобщенията е подходящият тип документ за днешното упражнение за сливане на поща.
Можем да започнем да пишем нашето имейл съобщение от празен документ, шаблон или съществуващ документ.
Изберете папката с контакти за Outlook като нашия списък за разпространение на пощенски сливания в стъпка 3.
Имаме опцията да използваме всеки от пощенските профили, които настройваме в нашата система.
Вашият брой контакти трябва да е повече от нула, ако Outlook импортира успешно вашия Gmail адрес.
Изберете хората, които искате да включите в електронната си поща, като отметнете съответните полета за отметка.
Започнете да пишете вашето имейл съобщение и да вмъкнете полета за сливане, където искате да поставите персонализирани съобщения - като заглавие или фамилия на съответното място на вашия документ.
Всяко поле за сливане ще бъде оградено в двоен шеврон; те ще бъдат заменени с информацията от картата ви за контакт, когато завършите съветника за сливане на пощата.
Прегледайте имейл съобщението си, за да видите как Word обработва полетата за сливане, като кликнете върху връзката "Напред: Прегледайте вашите електронни съобщения".
Ако сте доволни от визуализацията, кликнете върху връзката "Следваща: завърши обединяването" и Word ще изпрати обединеното имейл до всички получатели с обща тема.
Помощникът прекъсва процеса на обединяване на пощата в следните стъпки: избор на правилния тип и шаблон на документа, създаване на списък за разпространение, оценка на визуализацията за обединяване на пощата и изпращане на имейли до всички получатели.
В този момент може да забележите две общи дейности за писане на имейли, които съветникът не поддържа, да пише персонализирани линии за теми и да създава различни прикачени файлове. Трябва да използваме макроси, за да ги направим в пощата, за предпочитане преди да завършим съветника.
С отворено писмо натиснете "Alt + F11" и кликнете два пъти върху "ThisDocument" в работния ви прозорец на Word, за да отворите редактора на Macro.
Поставете кода на макроса, написан от експерт макро кодек hutchinsfairy, в празния прозорец и го запазете.
Dim WithEvents wdapp Като приложение
Dim EMAIL_SUBJECT As String
Dim FIRST_RECORD Като булева
Частен под Document_Open ()
Задайте wdapp = Приложение
Този документEnd Sub
Частен Под Подписка_Как ()
Задайте wdapp = Нищо
End Sub
Частен Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Документ като документ, Отказ като Boolean)
Dim i като цяло числоС ActiveDocument.MailMerge
Ако FIRST_RECORD = True Тогава
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Край Акоi = .DataSource.DataFields.Count
Докато аз> 0
.MailSubject = Заменете (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
контурКрай с
End Sub
Частен под wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Документ като документ, ByVal StartRecord толкова дълго, ByVal EndRecord толкова дълго, Отказ като Boolean)
FIRST_RECORD = Истинска
End Sub
Частен под wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Върнете се към документа си и кликнете върху връзката "Следваща: завършете сливането", за да изпратите имейла си.
Кликнете върху връзката "Електронна поща ...", за да изпратите съобщението си.
Поставете подходящите полета за сливане, заобиколени с шеврон, в линията на тема.
Макросът ще анализира полето за сливане и ще го замени с фамилното име на получателя, когато Word изпрати писмо по имейл.
До този момент научихме как да използваме съветника за сливане на пощата и как да персонализираме полетата на темите - и за да завършим днешния урок, ще ви покажем добавка от трета страна, която ни позволява да прикачваме друг файл за всеки имейл ,
Изтеглете добавката, разархивирайте я и ще откриете, че добавката идва като шаблон за Word документи. Използвайте "CreateEMailData Word 2007 Ver02", ако използвате Word 2007 или 2010 и "CreateEMailData Word 2003 Ver02", ако използвате Word 2003.
Копирайте подходящия шаблон за документи в папката "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP", където "% appdata%" е вашата папка за стартиране на Microsoft - в нашия случай е "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".
Рестартирайте думата си, след като копирате файла в папката за стартиране на Microsoft и трябва да видите два нови добавки: Създаване на файл с данни и Обединяване на имейл в менюто "Изпращане" на лентата.
Подгответе файл с данни с таблица с две колони - имейл адреса на получателя в лявата колона и пълния път към файла с прикачени файлове в дясната графа, след което го запазете под същата папка като документа за обединяване на имейли като "MergeAttachmentsData". Трябва да подчертаем, че трябва да запазите файла като "MergeAttachmentsData", в противен случай добавката не може да намери файла за търсене на прикачени файлове.
Върнете се в документа за обединяване на пощата и разделете документите на отделни файлове.
Трябва да се появи нов прозорец на думата и да кликнете върху бутона Добавяне в "Обединяване в имейл". Просто кликнете върху бутона "OK" в жълтия диалогов прозорец, тъй като вече сме подготвили файла с данни.
Поставете подходящ обект за имейла си, кликнете върху OK и Outlook ще изпрати имейла ви с прикачения файл, който сте посочили във файла с данни.
Word, с многобройните си полезни функции, е наистина страхотно средство за производителност. Очакваме с нетърпение да напишем повече статии за Word за нашите читатели. Междувременно проверете другите статии на думи на нашия сайт.
Надяваме се, че сте научили как да използвате сливането на пощата на Word от днешната статия. Чувствайте се свободни да обсъждате други съвети за обединяване на пощата с другите колеги читатели в секцията за коментари.
