Днес ние покриваме "скучните" прозорци. Поддръжка и сигурност, като поддържане и защита на файла с данни за Outlook 2013 - пълен с всички ваши важни данни - чрез архивиране и архивиране.
Досега, ако сте използвали Outlook за композиране и изпращане на имейли, и сте отделили време да импортирате контактите си в електронната поща в адресната книга или факта, че дори използвате Outlook адресна книга, означава, че имате много данни, които трябва да се пазят.
Също така вероятно сте прекарали много време и работа, като създавате календари, добавяте задачи и зададете списъци и може би дори имате куп бележки, които искате да спестите.
Всичко това се свежда до това да се уверите, че поне от време на време архивирате файла с данни, защото както всеки от нас може да удостовери, че е доста разочароващо и депресиращо да загуби всичките ви данни и трябва да започнем отначало.
За да започнете, нека разгледаме бързо контролния панел на Mail в Windows.
Както показва изображението, имате достъп до три ключови области от настройката на Outlook. Това означава, че кликнете върху бутоните "Е-мейл профили ..." или "Файлове с данни ..." ще се отвори същия прозорец в съответните им раздели.
В следващата екранна снимка виждаме раздела Електронна поща, който ще ви позволи да предприемете действия по имейл акаунта (ите), като например поправянето или промяната им. Можете също да видите къде се съхраняват данните за всеки профил.
Ако искате директно да повлияете на тези файлове с данни, ще трябва да кликнете върху раздела "Файлове с данни". Има няколко полезни неща, които можете да направите тук.
Например можете да кликнете върху бутона "Отваряне на файл", за да видите къде се намират файловете с данни. Това е удобно, защото ще искате да знаете къде са, в случай че някога е необходимо да ги сканирате и поправите (обсъдени в следващия раздел).
Има още една готина функция, която можете да използвате от прозореца Account Settings. Ако файловете с данни са придобили огромно значение и заемат тонове дисково пространство (някои хора събират гигабайта на гигабайта стари имейли), тогава можете да ги компресирате.
Кликнете върху бутона "Настройки" в раздела "Файлове с данни" и след това върху "Компактен сега", за да намалите размера на файла с данни на Outlook.
Контролният панел на Mail е надежден начин да поддържате файловете с данни и профилите си, но това не е единственият начин, а приложението Outlook ще ви позволи да администрирате пощенските си кутии. Ще ви покажем тези контроли веднага след като демонстрираме как да поправяме файловете с данни.
Ако не сте забелязали до сега, данните в Outlook се съхраняват в .PST или .OST файл и по-голямата част от времето няма нищо лошо в това.
За съжаление, понякога вашите данни се развалят, което не е същото като да се каже, че е лошо или безнадеждно след възстановяване, просто трябва да стартирате включения в Inbox Repair инструмент. Инструментът за поправка на входящата кутия или "ScanPST" ще сканира и поправи файла ви с лични папки, потвърждавайки и коригирайки евентуални грешки, докато правите резервно копие на вашия корумпиран .PST или .OST файл само в случай, че възникне повреда по време на възстановяване.
Инструментът ScanPST може да се намери в инсталационната папка на Outlook, обикновено C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Когато го намерите, щракнете двукратно върху помощната програма ScanPST, за да я стартирате.
Първото нещо, което трябва да направите, е да прегледате къде се намират файловете ви .PST или .OST. В следващата екранна снимка ще видите къде се намират на нашия компютър. Избираме един и кликнете върху "Отваряне".
Ако инструментът ScanPST открие някакви грешки, той ще ви информира колкото се може повече и ще ви предложи ремонт. Кликнете върху бутона с подходящо заглавие, за да започнете ремонта.
След като приключите, инструментът ScanPST ще ви уведоми, че вашият Outlook файл е бил успешно ремонтиран.
Можете да затворите инструмента или да повторите процеса на други файлове с данни, ако е необходимо.
Нека разгледаме нещата с важна информация за това, как най-добре да архивирате и архивирате данните си. Първото нещо, което искаме да обсъдим, са опциите ви за автоматично архивиране. За да започнете, кликнете върху раздела "Файл" на лентата, за да видите следния екран.
Незабавно отбележете, можете да изберете кой профил искате да присъства (ако е приложимо), като кликнете върху падащото меню, намиращо се над бутона Добавяне на профил.
Нека кликнете върху бутона "Почистване на инструменти" и след това изберете "Почистване на пощенската кутия" от опциите. По-долу са изборите, които ще видите. Всичко тук е посветено на подрязването на мазнините от входящата ви поща и архивирането на стари съобщения.
Кликването върху бутона "Автоматично архивиране" означава, че Outlook автоматично ще архивира всички пощенски папки, които са били конфигурирани като такива. За да зададете опциите за автоматично архивиране, трябва да кликнете с десния бутон върху папка за електронна поща и да изберете раздела "Автоматично архивиране".
Тук виждаме прозорец "Характеристики" на папка "Свойства" Разделът "Автоаларми" ще ви позволи да регулирате начина, по който се архивира папката. Забележете, че на тази екранна снимка имаме папката, конфигурирана за AutoArchive по свой собствен график и действия.
Можете също така да зададете папката за автоматично архивиране според общите настройки по подразбиране за автоматично архивиране на Outlook. Ако зададете папката на настройките по подразбиране и след това щракнете върху "Стандартни настройки на архива ...", ще видите следния диалогов прозорец (защото те са "по подразбиране", каквито и да са промените тук, ще се прилагат за всяка папка, конфигурирана за автоматично архивиране).
Не забравяйте, че можете да намерите тези настройки, като отворите опциите и кликнете върху заглавието "Разширени".
Нека сега да продължим да ръчно архивирате данните си.
Просто, ако не искате да използвате автоматично архивиране или искате самостоятелно да улесните процедурата по архивиране, върнете се към инструментите за почистване, намиращи се в екрана Информация за профила, и кликнете върху и изберете "Архивиране", за да отворите следния диалогов прозорец.
Лесно е просто да изберете папката, която искате да архивирате, да изберете датата за архивните си елементи и след това да изберете папка, където искате архивът ви да бъде запазен. Това е, вие сте готови!
Архивирането на файловете с данни на Outlook е толкова лесно, колкото копирането на файловете .OST или .PST на друг твърд диск, сървър за облаци, устройство с палец или друг носител. Помните ли как да намерите файловете с данни?
Отворете контролния панел на Mail и кликнете върху бутона "Файлове с данни". Кликнете върху "Отваряне на местоположението на файла ..." и след това можете да архивирате файловете с данни.
На странична бележка можете да преместите окончателно файловете си с данни в облачно място, като например папката OneDrive или Dropbox, като по този начин гарантирате, че вашите данни в Outlook винаги са технически архивирани.
За да възстановите файла с архивирани данни, нека се върнем към раздела Файл и изберете "Отваряне на файла с данни на Outlook".
В следващата екранна снимка File Explorer автоматично се отваря в нашите архиви, но очевидно можете да търсите там, където се намират файловете с данни.
Изберете файла, който искате, и кликнете върху "Отваряне", за да имате достъп до данните, записани във файла. Веднъж възстановени, ще можете да преглеждате и разглеждате елементи, както обикновено.
Ако вече нямате нужда да имате достъп до файла с архивирани данни, можете просто да кликнете с десния бутон върху най-горната папка и да изберете опцията за затваряне.
Архивирането и възстановяването на файлове с данни е предимно ръчна дейност, но ако настроите папките си, за да автоматизирате автоматично архивиране и те са архивирани на място като облачна папка, тогава имате малко малко сигурност.
Най-добрият начин да сте сигурни, че няма да загубите никакви данни обаче, е да архивирате рутинно вашите файлове с данни на едро. Имате ли нещо, което искате да добавите? Моля, уведомете ни в нашия дискусионен форум. Както винаги очакваме вашите отзиви.
