В този урок ние се фокусираме върху прикачените файлове и начина, по който можете да издокарате имейл съобщенията си с персонализиран подпис.
УЧИЛИЩНА НАВИГАЦИЯЗатваряме нещата с информация как най-добре да защитим данните в профила си, а също така да архивирате данните си на място, така че винаги да имате, дори ако изтриете профила си.
Добавянето на прикачен файл към имейл в Gmail е лесно. Най-доброто от всичко, с Gmail, можете да избегнете неудобството за изпращане на последващ имейл, ако забравите да прикачите файл.
ЗАБЕЛЕЖКА: Съобщенията в Gmail могат да бъдат с размер до 25 мегабайта (MB). Ако трябва да изпратите прикачени файлове в съобщението, което да доведе до това, че е по-голямо от 25 МБ, вместо това можете да вмъквате файлове от Google Диск. Няма ограничение за броя на позволените прикачени файлове за всяко съобщение, стига да не превишите ограничението за размер от 25 МБ.
Един от начините е да кликнете върху "Прикачи файлове" в долната част на прозореца "Compose".
Изберете файловете си, за да се прикачите към съобщението в диалоговия прозорец "Отваряне". Можете да прикачите няколко файла едновременно, като изберете няколко файла по същия начин, както в Windows Explorer. Кликнете върху "Отваряне", за да прикачите избраните файлове.
Развитието на прикачването на файловете се показва в долната част на съобщението.
А сега, ако забравите да прикачите файловете си? Gmail няма да ви позволи да забравите. Gmail разпознава кога сте написали определени фрази в тялото на вашето съобщение и преди да го изпрати, ще се появи съобщение за напомняне.
Кликнете върху "Отказ" и прикачете файловете, преди да изпратите съобщението.
Всяка от следните фрази ще накара напомнянето на прикачения файл да се покаже.
Също така можете да плъзгате и пускате файлове върху съобщение, което композирате, за да ги прикачите. Просто изтеглете файл от прозорец на Explorer към съобщението, което композирате.
Подписът по имейл ви позволява автоматично да включите няколко реда информация за връзка (или всяка друга информация) в долната част на всяко изходящо имейл съобщение, което ви позволява лесно да рекламирате бизнеса си или себе си.
Gmail ви позволява да настроите подпис, който да включвате в съобщенията, които съставяте.
За да настроите подпис, който автоматично ще бъде добавен към имейлите, които съставяте в Gmail, кликнете върху бутона за настройки на настройките и изберете "Настройки" от падащото меню. Останете в раздела "Общи", превъртете надолу до секцията "Подпис" и изберете опцията "Без подпис", за да включите функцията.
Въведете текста, който искате да използвате като своя подпис. Ако имате лого, можете да вмъкнете това като изображение с вашия текст или сами. Можете също да добавяте хиперлинкове към текста в своя подпис, като изберете текста за връзката и щракнете върху бутона "Link" в лентата с инструменти.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако искате да добавите изображение към своя подпис, трябва да използвате изображение, което е обществено достъпно в мрежата. Например, за да използвате логото на фирмата си, може да я намерите на сайта на фирмата си и да копирате URL адреса от там. Нуждаете се от URL адрес в уеб, за да включите изображение във вашия подпис. Ако изображението, което искате да използвате, вече не е налице в мрежата, можете да използвате сайтове като Blogger и Google Сайтове, за да създадете прост уебсайт и да качите вашето изображение. Или можете да използвате услуга за хостинг на изображения.
Под "Връзка към" укажете дали връзката е към "уеб адрес" или "имейл адрес". Въведете URL адреса или имейл адреса в полето "Към какъв URL адрес трябва ли тази връзка да отиде?". Ако искате да тествате връзката, за да сте сигурни, че тя работи, кликнете върху "Тествайте тази връзка". Когато сте доволни, кликнете върху "OK".
Връзката се вмъква. Когато курсорът е върху който и да е свързан текст, се показват допълнителни опции. Можете да "преминете към [връзката]," Промяна "на връзката или" Премахване "на връзката. За да скриете тези опции, щракнете върху "X" от дясната страна на кутията или щракнете върху друг несвързан текст в подписа.
Gmail автоматично вмъква две тирета (-) над подписа ви, отделяйки го от тялото на имейл съобщението, както е показано по-долу.
Можете да изберете да изключите тиретата. За да направите това, поставете отметка в квадратчето "Вмъкване на този подпис преди цитирания текст в отговорите и премахнете отметката от" - ", която предхожда него". Обърнете внимание, че тази опция също ще вмъкне вашия подпис преди цитирания текст в отговорите.
Кликнете върху "Запазване на промените".
Можете да редактирате или изтривате подписа ръчно, след като бъде вмъкнат в ново съобщение.
Мобилното приложение Gmail ви позволява да настроите подпис в приложение, който да е отделен от подписа, който сте настроили в Gmail в браузър.
Ще ви покажем как да настроите подпис на телефон с Android. За да добавите подпис в приложението Gmail на телефон с Android, кликнете върху бутона на менюто на телефона си и изберете "Настройки" от изскачащото меню.
На екрана "Настройки" докоснете имейл адреса на профила, за който искате да настроите подпис.
Докоснете опцията "Подпис" в екрана "Настройки".
Въведете своя подпис в прозореца на "Подпис" и докоснете "OK".
ЗАБЕЛЕЖКА: Можете да натиснете "Enter" в подписа, за да поставите подписа си текст на няколко реда, но не можете да добавите хипервръзки към текста в подписа си в приложението Gmail.
Подписът се показва под опцията "Подпис" на екрана "Настройки".
Натиснете двукратно бутона "Назад" на телефона, за да се върнете във входящата си поща. Докоснете бутона "Изготвяне".
Подписаният от вас подпис се добавя автоматично към новото имейл съобщение.
Можете да добавите само един подпис в Gmail. Има обаче начин за това ограничение в браузъра. Ако имате нужда от няколко подписа в Gmail, можете да създадете допълнителни такива, като използвате функцията "Консервирани отговори" в Gmail Labs.
Ще включим тази функция в Урок 10, когато говорим за разширени функции в Gmail Labs.
Искаме да сменим скоростите малко за останалата част от този урок, за да се съсредоточим върху сигурността на профила и архивирането на вашите данни. Тъй като ще държите толкова много от живота си (контакти, календари, задачи и т.н.) в профила си в Gmail, е задължително да знаете как да го съхранявате безопасно, сигурно и, ако е необходимо, как да архивирате данните си в случай , например, някога сте решили, че искате да изтриете профила си.
Можете да промените паролата, опциите за възстановяване на профила и известията в секцията "Защита" в секцията "Профили".
За достъп до екрана "Профили" кликнете върху бутона "Настройки" и изберете "Настройки" от падащия списък. Кликнете върху "Профили" в горната част на екрана "Настройки".
В секцията "Промяна на настройките на профила" можете да промените паролата си, да промените опциите си за възстановяване на паролата и да получите достъп до други "Настройки на профила в Google".
Добра идея е да променяте паролите си от време на време, за да предотвратите неоторизиран достъп до онлайн профилите си, включително Gmail. Ако подозирате, че някой може да е получил достъп до профила ви в Gmail, трябва незабавно да промените паролата си.
За да промените паролата си, отворете главния екран "Профили", както е описано по-горе. В секцията "Промяна на настройките на профила" кликнете върху връзката "Промяна на паролата".
На екрана "Промяна на паролата" въведете "Текуща парола" и след това въведете "Нова парола" отново в "Потвърждаване на нова парола" и кликнете върху "Промяна на паролата", за да приемете промяната.
Ако сте забравили паролата си в Gmail, има няколко начина да я възстановите или да я зададете отново.
Влезте в секцията "Профили" на екрана "Настройки", както е описано по-рано. Кликнете върху връзката "Промяна на опциите за възстановяване на паролата" в "Промяна на настройките на профила".
Използвайте екрана "Опции за възстановяване на профил", за да защитите профила си в Google и да предоставите начини за достъп до него, ако забравите паролата си.
Можете да предоставите номер "Мобилен телефон", който да ви помогне да защитите профила си, "имейл адрес за възстановяване", който позволява на Google да се свърже с вас относно промените в профила Ви и "Алтернативен имейл адрес", който предоставя друг имейл адрес за възстановяване друг начин за влизане в профила ви в Google.
Можете също да зададете "Вашия профил" във Вашия акаунт, за да установите, че това наистина е вашият акаунт, когато се свържете с Google за това.
Направете желаните от Вас промени в опциите си за възстановяване на профила и кликнете върху "Запазване", когато сте готови.
Секцията "Защита" на екрана "Профили" също ви позволява да приложите потвърждаване в две стъпки в профила си, за да осигурите допълнителен слой сигурност, използвайки мобилния си телефон.
С две думи, когато изберете да добавите потвърждаване в две стъпки към профила си в Google, след като въведете паролата си, Google ще изпрати текстово съобщение на мобилния ви телефон. След това потвърждавате самоличността си, като въведете кода на следващия екран, т.е. втората стъпка.
Вижте подробната информация за настройването на тази функция в статията ни за осигуряване на профила ви в Google чрез потвърждаването в две стъпки.
Досега по подразбиране Gmail винаги ви е поискал, преди да показва изображения в имейли. Някои изпращачи може да се опитат да използват изображения, за да доставят вируси или злонамерен софтуер на вашия компютър или мобилно устройство, което застрашава сигурността му.
От декември 2013 г. Google промени начина, по който Gmail обработва изображенията в имейли. В браузъра ви Gmail ще показва автоматично изображенията в съобщенията ви автоматично. Тази промяна ще бъде пусната в Gmail за Android и iOS "в началото на 2014 г."
Съобщенията в Gmail обаче ще продължат да бъдат безопасни. Обикновено изображенията се показват директно от оригиналните външни хост сървъри. Сега обаче Gmail ще показва всички изображения чрез собствени защитени прокси сървъри на Google. Това ви защитава по следните начини:
Gmail ще продължи да сканира всяко съобщение за подозрително съдържание и ако Gmail прецени, че даден подател или съобщение е подозрително или потенциално опасно, изображенията няма да се покажат и ще бъдете попитани дали искате да ги видите.
Така че, Google ще бъде отговорен за сигурността на изображенията, получени чрез Gmail. Според Google "вашият имейл сега ще бъде по-безопасен, по-бърз и по-красив от всякога."
Ако не искате изображенията да се показват автоматично, пак можете да избирате да показвате изображения на база съобщения.
Вижте статията ни за "Как да" Geek, за да научите повече за тази функция и как да промените настройките, така че да можете да решите да показвате изображения за всяко съобщение поотделно.
Винаги сте научили, че е добра идея да направите резервно копие на данните си, като например документи, бележки и т.н., както и имейли, календарни данни и контакти.
Сега имате възможността в Gmail да експортирате копие от данните си от различни продукти на Google, като например Календар и Контакти, и скоро ще можете да експортирате копие от съобщенията си в Gmail.
Всяка услуга на Google се архивира в различен формат. За информация относно всеки от наличните формати за различните услуги вижте страницата за помощ на Google.
За да архивирате данните си в Google, кликнете върху бутона "Настройки" и изберете "Настройки" от падащото меню и кликнете върху раздела "Профили" в екрана "Настройки".
В секцията "Промяна на настройките на профила" на екрана "Профили" кликнете върху връзката "Настройки на профила в Google".
На екрана "Профили" кликнете върху "Изтегляне на данните" под "Профил".
На екрана "Изтеглете копие на данните си" кликнете върху "Създаване на архив".
Следващия екран ви позволява да изберете продуктите на Google, за които искате да изтеглите данните си. Следвайте указанията на екрана, за да създадете архива си.
Можете също да кликнете върху връзката "Моите архиви" в горния десен ъгъл, за да получите достъп до архивите си и да ги изтеглите на компютъра си.
Можете също така да използвате инструмент с отворен код, наречен GMVault, за да изтеглите резервно копие на профила си в Gmail. Това е инструмент на командния ред, който може да се използва в Windows, Linux и Mac OS X.
Ако не се чувствате комфортно с инструмента за команден ред, можете да използвате безплатния имейл клиент Thunderbird, за да изтегляте и архивирате имейла си от профила си в Gmail.
Ако използвате Ubuntu, описахме как да използвате програма, наречена Getmail, за да архивирате профила си в Gmail.
Можете дори да архивирате съобщенията си в Gmail, като ги пренасочите автоматично към друг имейл адрес. Помощта на Google описва как да направите това. Имайте предвид, че този метод само ще резервира имейл, който получавате, а не изпратената от вас поща.
Добавянето на прикачени файлове към съобщенията в Gmail е бързо и най-доброто от всичко, ако сте забравител тип, системата ще ви напомня. Това е добра новина, особено ако сте добавили смайлив професионално изглеждащ подпис и не искате да се притеснявате, забравяйки да включите файл.
По-важното е, че вече имате по-добро разбиране на опциите за сигурност, които са ви на разположение, и как най-добре можете да запазите профила си, като същевременно запазите целостта на вашите ценни данни.
Следващият урок ще обсъди поканите и отзивите за почивка, така че никога няма да пропуснете важно събитие и можете да позволите на хората бързо да разберат кога сте извън офиса и кога ще се върнете.
